Projectbegeleiding van A-Z bij de inhaalbeweging digitale collectiedata
In het voorjaar van 2021 lanceerde het Departement Cultuur, Jeugd en Media voor de vierde keer een subsidieoproep voor een inhaalbeweging omtrent digitale collectieregistratie. Het doel: de achterstanden op het vlak van digitale collectieregistratie wegwerken. Sinds 2020 voorzag meemoo een intensieve begeleiding voor deelnemende organisaties.
Uitdaging
Uit de evaluatie van het vorige reglement bleek dat er binnen de sector een grote nood was aan projectbegeleiding, zowel in de aanvraagfase als bij de uitvoering. Bovendien moest de registratie vertrekken vanuit een overkoepelende digitale visie van de organisatie. Daarbij moesten de nieuwe en verbeterde digitale collectiedata gebruikt worden met de nadruk op het maatschappelijk valoriseren ervan. De duurzame verankering van de resultaten stond hierbij centraal. Sinds de vierde oproep ging ook veel aandacht uit naar de implementatie van OSLO-Cultureel Erfgoed, de standaard om data op een uniforme manier uit te wisselen.
Bundesarchiv, Bild 183-S15390 / CC-BY-SA 3.0
Onze rol
Meemoo was al lid van de collegagroep digitale collectieregistratie en kreeg de vraag van het Departement om organisaties te begeleiden bij het opmaken van een subsidieaanvraag en het uitvoeren van de goedgekeurde projecten. Onze begeleiding liep tot het einde van de looptijd van het subsidiereglement: eind 2023.
Aanpak
Sinds 2020 voorzagen we begeleiding voor organisaties die een project indienen in het kader van de subsidieoproep. Concreet volgen we de derde en vierde oproep op. De projectbegeleiding ging als volgt in zijn werk:
In een eerste fase organiseerden we telkens een pitchmoment waarbij organisaties hun project aan ons konden voorstellen.
Op basis van onze suggesties en feedback konden ze hun aanvraag uitschrijven en verder verfijnen. De deadline voor het indienen van de subsidiedossiers viel steeds in oktober (2020 voor de derde oproep, 2021 voor de vierde). Elk begeleid dossier werd intensief door ons opgevolgd en door minstens drie van onze collega's uit het team expertise nagelezen.
Eind 2020 en begin 2022 werden de goedgekeurde projecten van oproep 3 en 4 bekendgemaakt. Het gaat respectievelijk om 11 projecten (derde oproep) en 16 projecten (vierde oproep). Tijdens de loop van de projecten stonden we in voor projectbegeleiding van a tot z. Dit wil zeggen dat we bij elke organisatie naar de verwachtingen peilden en samen afstemden. Daarnaast dienden we als klankbord, verleenden we advies en verwezen we - waar nodig - door naar andere instellingen uit de sector die bepaalde expertise in huis hebben.
Benieuwd wat de projectbegeleiding concreet inhield? Bekijk dan hier de presentatie over onze begeleiding bij de inhaalbeweging digitale collectieregistratie:
Waarover gingen de dossiers?
Derde oproep: 11 goedgekeurde projecten (2020)
Eind 2020 kregen 11 organisaties subsidies toegekend door de minister van Cultuur, op basis van een advies van CJM en een externe jury. Het gaat om projecten ingediend door Amsab, ADVN, Designmuseum, Hof van Busleyden, Industriemuseum, KMSKA, M Leuven, MoMu, Musea Brugge, Samenwerkingsverband Kunstmusea Antwerpen (getrokken door Museum Mayer van den Bergh) en VAi. In totaal werd 648.000 euro aan subsidies toegekend. Lees er hier meer over.
De collecties in kwestie gaan van fotocollecties en audiovisuele collecties, over prenten en grafiekcollecties, objecten en bouwplannen tot meubelcollecties. In de projecten wordt gewerkt rond:
het opstellen, opschonen en verrijken van vaktechnische thesauri;
het standaardiseren van iconografische beschrijvingen;
de implementatie van nieuwe structurele werkprocessen m.b.t. schenkingen, digitaliseringsacties en het klaren van rechten;
beeld- en gezichtsherkenning;
reconciliëlering met linkedopendatabronnen;
het gebruik van licenties (Creative Commons) en rechtenverklaringen (Rightsstatements.org).
De collectiedata werden gevaloriseerd door het uitwisselen van beeldmateriaal m.b.v. IIIF, door ze in te zetten op eigen en overkoepelende kanalen, door de data toegankelijk te maken via Wikimedia-platformen en door datasets te ontsluiten via de opendataportalen en datahubs van steden en Vlaanderen.
Samenwerken en het delen van kennis in en tussen projecten was een belangrijk aandachtspunt in de begeleiding in de aanvraagfase. We zien dat verschillende instellingen die een aanvraag hebben ingediend, ook optreden als partner binnen andere aanvragen.
Vierde oproep: 16 goedgekeurde projecten (2021)
In januari 2022 kregen 16 projecten subsidies toegekend, in totaal goed voor 1.764.500 euro. Het gaat om projecten ingediend door ADVN, CAVA, CAG, KOERS, Musea Brugge, Huis van Alijn, Passchendaele Museum, STAM, Red Star Line Museum, Middelheim Museum, Mu.ZEE, Vlaamse Erfgoedbibliotheken, KADOC-KU Leuven, erfgoedcel Zuidwest, MuHKA en Eperon d’Or.
De focus van hun collecties is erg uiteenlopend. Het gaat om schoenencollecties, personalia, periodieken, biografisch erfgoed, Vlaamse incunabelen, publicaties over, door en met kunstenaars, figuurtekeningen en notitieboekjes, werken op papier, poppenspelcollecties, archeologische museale collecties, wielerfotografische afdrukken, afleveringen van een tv-programma, tijdschriftenreeksen en diverse deelcollecties.
Ondanks de verschillende soorten collecties binnen de projectdossiers, werd bij de uitvoering soms gebruik gemaakt van dezelfde processen. Dit maakte verbinding en onderlinge uitwisseling mogelijk, wat bevorderlijk was voor de projectresultaten. Een overzicht van alle processen in deze ronde:
Implementatie van Persistent Identifiers (PID’s)
3D-digitalisering
Registratie en ontsluiting van immaterieel cultureel erfgoed
Reconciliëring met linkedopendatabronnen
Gebruik van licenties en rechtenverklaringen
Documentatie en captatie van (vergankelijke) expertise en kennis van derden
Uitwerken van een IIIF-service
Tekstherkenning en OCR-optimalisatie
Implementatie van nieuwe structurele werkprocessen met betrekking tot rechten
Ontsluiten van geodata
De deelnemende instellingen hadden de intentie om hun data en resultaten zo open en toegankelijk mogelijk te ontsluiten. Dit maakt (her)gebruik via verschillende kanalen (zoals hun eigen en overkoepelende kanalen, Wikimedia-platformen en CEST) eenvoudiger. Daarnaast lag de focus in deze ronde ook op de OSLO-standaard voor Cultureel Erfgoed. In een aantal projecten werden de mogelijkheden wat betreft de toepassing van deze standaard onderzocht. Andere instellingen hadden al concrete plannen om de standaard te implementeren tijdens de uitvoering van hun project. Ter ondersteuning publiceerden we een OSLO-wegwijzer waarin we de reeds ontwikkelde documentatie, goede praktijken en instrumenten verzamelden. En dankzij de expertise die we opdeden doorheen het traject, konden we het dataprofiel 'Basisregistratie als OSLO' verbeteren.
Net zoals bij voorgaande rondes zetten we ook in op samenwerking en kennisdeling. Ook bij deze vierde oproep waren instellingen elkaars partner, indien er gelijkenissen waren of er overlap aan bod kwam in het projectdossier.
Projectresultaten
De laatste projecten uit ronde drie en vier liepen eind 2023 af. De resultaten van de meeste projecten kan je raadplegen op CEST, via de links hieronder. Ook het Invulboek Objecten werd aangevuld met een aantal dataprofielen. Daarnaast blijft de Collegagroep Inhaalbeweging Digitale Collectiedata, die we samen met FARO organiseren, een tweetal keer per jaar samenkomen om te netwerken en kennis uit te wisselen.
Over de projecten uit ronde 3, gesorteerd per indieners
Over de projecten uit ronde 4, gesorteerd per indieners
Interessante links
Binnen een aantal projecten werden dataprofielen opgemaakt voor het Invulboek Objecten, het handboek met beschrijvingsregels voor het documenteren van erfgoedobjecten in een collectiebeheersysteem. Het gaat om richtlijnen voor de beschrijving van:
audiovisueel en digitaal geboren materiaal (Huis Van Alijn - Industriemuseum)
medailles, funerair erfgoed en trench art - granaathulzen (MMP1917)
industriële architectuur (Industriemuseum)
poppenspel (Huis van Alijn)
bouwtekeningen (Amsab-ISG, ADVN, Liberas)
gebonden werk op papier (Musea Brugge)
biografisch erfgoed (Red Star Line Museum)
oude drukken (M Leuven)
fotocollectie (KOERS)
Binnen enkele projecten werden mappings naar de OSLO-standaard uitgevoerd. Ontdek hoe CAG, Huis van Alijn, Passchendaele Museum en Hof van Busleyden (datamodellering en datasets) dit in de praktijk brachten.
Toen de eerste projecten in 2022 afliepen, blikten we samen met KMSKA en Amsab-ISG terug op de lessen ze trokken uit hun traject.
- T • +32 9 298 05 01
- M • lise.ruts@meemoo.be