Invulboek Objecten
Erfgoedobjecten documenteren en registreren in een digitaal beheersysteem gebeurt het best op basis van vaste invoerregels. Zo verzeker je dat de informatie eenvormig en volledig is en makkelijk gebruikt kan worden binnen en buiten de muren van een erfgoedinstelling. Om registratoren hiermee te helpen, stellen we het Invulboek Objecten ter beschikking op ons kennisplatform CEST. Het invulboek is een handboek met beschrijvingsregels voor het documenteren van erfgoedobjecten in een collectiebeheersysteem.
Eerdere versies van dit invulboek waren het MovE Invulboek en Invulboek Erfgoedinzicht, die beide gericht waren op Adlib-gebruikers. In de periode 2016-2020 werd de publicatie met het oog op de integratie van de provinciale erfgoeddatabanken in Vlaanderen omgevormd tot een generiek handboek. Het invulboek werd zo bruikbaar gemaakt voor meer diverse collectiebeheersystemen en standaarden.
Uitdaging
Om informatie over erfgoedobjecten eenvormig en volledig te bewaren en te zorgen dat die makkelijk gebruikt kan worden binnen en buiten de muren van een erfgoedinstelling, moet de documentatie en registratie ervan in een digitaal beheersysteem volgens bepaalde regels gebeuren. Enter: het invulboek.
In beeld: UVV-dames op het station van Utrecht, Harry Pot / Anefo, CC0, via Wikimedia Commons.
Wat begon als het Oost-Vlaamse initiatief MovE Invulboek (2006 tot 2012) ontpopte zich in 2013 tot het handboek met beschrijvingsregels die bij de online erfgoeddatabank Erfgoedinzicht hoorde, een initiatief van de provincies Oost- en West-Vlaanderen. Het MovE Invulboek was afgestemd op gebruikers van Erfgoedinzicht en de Adlib-software voor collectieregistratie.
Toen de eerste plannen bekend werden om de verschillende provinciale erfgoeddatabanken over te hevelen naar het Vlaamse beleidsniveau, stelden we ons de vraag hoe het Invulboek verder technisch en inhoudelijk beheerd kon worden, en hoe de kennis van het invulboek bewaard kon worden voor het erfgoedveld, los van huidige of toekomstige beheersystemen.
Onze rol
Samen met erfgoedconsulent Livia Snauwaert, tot 2017 provinciaal erfgoedconsulent en nauw betrokken bij de voorgeschiedenis van het huidige Invulboek, kwamen we tot de conclusie dat ons kennisplatform projectcest.be een goede plaats is voor kennisborging rond het Invulboek.
CEST is een platform dat zich richt op de hele sector in plaats van enkel tot de gebruikers van Erfgoedinzicht. Als Mediawiki-platform is CEST geschikt voor gezamenlijk beheer en kennisdeling en dus een goede plaats voor een generiek invulboek voor de registratie van cultureelerfgoedobjecten. Op termijn is er ook potentieel om het invulboek te linken aan andere richtlijnen en bronnen over digitalisering van erfgoed.
De technische uitdaging lag in de import van de Microsoft Access-databank van het MovE Invulboek in de CEST-wiki. Daarbovenop stelden we onszelf ook een inhoudelijk doel. We wilden de doelgroep van het handboek verbreden van Adlib-gebruikers naar alle collectieregistratoren, ongeacht het systeem waar ze mee werken. In de periode 2016-2020 werkten we dus samen met een redactieraad hard aan het omvormen van de invulregels conform de nieuwe versie 5.0 van de SPECTRUM-standaard. In 2021 werd het samenvoegen van het oude MovE Invulboek en de object- en proceduregroepen uit SPECTRUM 5.0 volledig afgerond. Vervolgens gingen we samen met de redactieraad van start met het onderzoek naar andere informatiegroepen die gegevens capteren over andere contexten van erfgoedobjecten. Zo werd in de loop van 2022 de groep 'Personen en Organisaties' toegevoegd. In 2023 zullen we de informatiegroepen zoals 'Rechten' en 'Wijzigingsgeschiedenis' verder aanvullen.
Het Invulboek wordt nu beheerd door
meemoo;
het Departement Cultuur, Jeugd en Media van de Vlaamse Gemeenschap;
de redactieraad, samengesteld door specialisten uit de erfgoedsector.
Via de wiki kan echter iedereen uit de sector suggesties en feedback geven.
Wat is het Invulboek Objecten?
Het is een handleiding voor het registreren en documenteren van objecten die toegepast kan worden in verschillende collectiebeheersystemen. Voor elk veld wordt ook de koppeling gelegd met de overeenkomstige erfgoedstandaarden, m.n. SPECTRUM 5.0., en links naar verschillende collectiebeheersystemen zoals bijvoorbeeld Adlib van Erfgoedinzicht, TMS en Qi.
Het Invulboek Objecten is een work-in-progress. Het bevat beschrijvingsregels voor de belangrijkste SPECTRUM-procedures, maar wordt stap-voor-stap uitgebreid en geredigeerd. Aangezien het een wiki is, kan je dus zelf ook een koppeling met een overeenkomstig veld in jouw collectiebeheersysteem documenteren.
Het Invulboek is opgebouwd als volgt:
Groepen bundelen alle eigenschappen voor een bepaald aspect van een erfgoedobject of een gebeurtenis die er verband mee houdt (bv. de identificatie of verwerving).
Elementen beschrijven een specifieke eigenschap van een erfgoedobject of een gebeurtenis die er verband mee houdt (bv. titel of verwervingsmethode).
Velden beschrijven de verschillende onderdelen van een eigenschap, zoals ze in een collectiebeheersysteem worden vastgelegd (bv. type titel of term verwervingsmethode). Velden bevatten de eigenlijke beschrijvingsregels en koppelingen naar standaarden en systemen.
Profielen verzamelen verschillende elementen en velden om collectiebeheerders te helpen bij het bepalen van de beschrijvingsregels en procedures die belangrijk zijn voor hun collectie (bv. minimale registratie-profiel).
Meer informatie over het Invulboek Objecten, het beheer ervan en het aanmaken van een account om bij te dragen aan de handleiding, vind je op de aparte pagina’s van de wiki zelf.
De presentatie die in juni 2019 werd gegeven op een ontmoetingdag van de erfgoeddatabanken, kan je hier bekijken:
Waarom moet je het invulboek gebruiken en wie doet dat vandaag al?
Het invulboek helpt instellingen om kwalitatieve metadata aan te maken bij de bron, namelijk in het collectieregistratiesysteem. Kwalitatieve metadata zijn een voorwaarde voor vindbare en bruikbare informatie over collecties. Het Invulboek Objecten wordt vandaag al breed gebruikt, nl. door organisaties aangesloten bij de erfgoeddatabanken Erfgoedinzicht en Erfgoedplus.
Dit bleek ook uit cijfers van ons kennisplatform CEST. Zo is de hoofdpagina van het Invulboek Objecten al jaren de meest geraadpleegde pagina, en blijven bezoekers gemiddeld gezien langer hangen op pagina’s binnen het Invulboek Objecten. Welke velden het meest geraadpleegd werden sinds het begin van het invulboek? Het veld ‘Term objectnaam’ staat met stip op één. De velden ‘Aantal onderdelen’ en ‘Tekst fysieke beschrijving’ vervolledigen de top drie. Andere vaak geconsulteerde velden zijn:
Beschrijving afmeting
Titel
Term objectcategorie
Naam vervaardiger
Waarde objectnummer
Korte beschrijving
Term materiaal
Aantal exemplaren
Naam bewaarinstelling
Verdere stappen
In de toekomst willen we met onze partners meer inzetten op het verzamelen van nieuwe profielen (zoals hedendaagse kunst, mechanische muziekintrumenten etc) en koppelingen naar linkeddatastandaarden. We willen het Invulboek ook uitbreiden met een onderdeel ‘Publicaties’, naast het huidige onderdeel ‘Objecten’. Ook werken we eraan om meer links te leggen naar standaarden (zoals CIDOC-CRM en ISAAR CPF) en collectiebeheersystemen op te nemen.
Profielen
We zijn volop bezig met het verzamelen van nieuwe dataprofielen. Daarnaast worden bestaande profielen ook geüpdatet, aan de hand van nieuw verworven kennis uit samenwerkingsprojecten. Momenteel werken verschillende partners uit de sector aan:
Profielen voor de beschrijving van specifieke deelcollecties
Deze werden opgesteld door erfgoedinstellingen zelf of in het kader van de Collegagroep Digitale Collectieregistratie. Zo kwamen in 2022 de volgende profielen tot stand:
funerair erfgoed (door Memorial Museum Passchendaele 1917)
medailles (door Memorial Museum Passchendaele 1917)
foto's industrieel erfgoed (door Industriemuseum)
digitaal geboren en audiovisueel materiaal (update door Huis van Alijn en Industriemuseum)
bouwtekeningen (door Amsab, ADVN en Liberas)
Volgende profielen zitten momenteel in de pijplijn:
gebonden werk op papier (door M Leuven)
incunabelen (Vlaamse Erfgoedbibliotheken)
jeneverstokerijen (Jenevermuseum)
albums (Musea Brugge)
poppenspel (door Huis van Alijn)
biografische collectie (door Red Star Line Museum)
schoenenerfgoed (door Eperon d'Or)
kunstenaarspublicaties (door Middelheimmuseum)
Een profiel voor mechanische muziekinstrumenten
Met het Departement voor Cultuur, Jeugd en Media i.s.m. Museum Vleeshuis, het Muziekinstrumentenmuseum en Museum Speelklok).
Een profiel voor hedendaagse kunsten
Uitgewerkt door het Departement voor Cultuur, Jeugd en Media, M HKA en andere partners.
Een profiel voor de basisregistratie als linked data
Met meemoo, CoGhent en de Redactieraad Invulboek Objecten. In het kader hiervan werd in 2022 het profiel 'basisregistratie als OSLO JSON-LD' aangemaakt. Het is een levend document dat verder ontwikkeld wordt in samenspraak met de Werkgroep Implementatie OSLO Erfgoeddata van het project Collectie van de Gentenaar.
Een profiel voor de registratie van publicaties als erfgoedobjecten
Door Musea Stad Damme, De Kunstenbibliotheek en het Middelheimmuseum.
Invulboek Publicaties
Het Invulboek Publicaties is een handboek met beschrijvingsregels voor het documenteren van publicaties in een bibliotheekbeheersysteem. Het handboek vertrekt vanuit de reguliere beschrijvingsstandaarden die vandaag binnen de bibliotheeksector worden toegepast, met name ISBD, MARC21 en RDA. In samenwerking met de Vlaamse Erfgoedbibliotheken werd er in de periode 2020-2021 reeds een profiel voor oude drukken opgesteld.
In de loop van 2022 werden de invulinstructies afgewerkt. Twee stagiaires uit de graduaatopleiding Informatiebeheer: Bibliotheek en Archief hebben ons hierbij ondersteund. Volgend jaar komt de eerste Redactieraad Invulboek Publicaties bijeen om de finale versie van de invulinstructie goed te keuren.
De volgende stappen in dit verhaal? We werken verder aan het aanvullen van links naar systemen en standaarden en aan dataprofielen voor specifieke soorten bibliotheekcollecties.
Heb je nog vragen, opmerkingen of feedback op het Invulboek Objecten - in het algemeen of over specifieke instructies? We horen het graag!