Metadata

Looptijd

2016 - ...

Invulboek Objecten

Erfgoedobjecten documenteren en registreren in een digitaal beheersysteem gebeurt het best op basis van vaste invoerregels. Zo verzeker je dat de informatie eenvormig en volledig is en makkelijk gebruikt kan worden binnen en buiten de muren van een erfgoedinstelling. Om registratoren hiermee te helpen, stellen we het Invulboek Objecten ter beschikking op ons kennisplatform CEST. Het invulboek is een handboek met beschrijvingsregels voor het documenteren van erfgoedobjecten in een collectiebeheersysteem.

Structuur invulboek objecten

Eerdere versies van dit invulboek waren het MovE Invulboek en Invulboek Erfgoedinzicht, die beide gericht waren op Adlib-gebruikers. In de periode 2016-2020 werd de publicatie met het oog op de integratie van de provinciale erfgoeddatabanken in Vlaanderen omgevormd tot een generiek handboek. Het invulboek werd zo bruikbaar gemaakt voor meer diverse collectiebeheersystemen en standaarden.

Uitdaging

Om informatie over erfgoedobjecten eenvormig en volledig te bewaren en te zorgen dat die makkelijk gebruikt kan worden binnen en buiten de muren van een erfgoedinstelling, moet de documentatie en registratie ervan in een digitaal beheersysteem volgens bepaalde regels gebeuren. Enter: het invulboek.

Wat begon als het Oost-Vlaamse initiatief MovE Invulboek (2006 tot 2012) ontpopte zich in 2013 tot het handboek met beschrijvingsregels die bij de online erfgoeddatabank Erfgoedinzicht hoorde, een initiatief van de provincies Oost- en West-Vlaanderen. Het MovE Invulboek was afgestemd op gebruikers van Erfgoedinzicht en de Adlib-software voor collectieregistratie.

Toen de eerste plannen bekend werden om de verschillende provinciale erfgoeddatabanken over te hevelen naar het Vlaamse beleidsniveau, stelden we ons de vraag hoe het Invulboek verder technisch en inhoudelijk beheerd kon worden, en hoe de kennis van het invulboek bewaard kon worden voor het erfgoedveld, los van huidige of toekomstige beheersystemen.

Onze rol

Samen met erfgoedconsulent Livia Snauwaert, tot 2017 provinciaal erfgoedconsulent en nauw betrokken bij de voorgeschiedenis van het huidige Invulboek, kwamen we tot de conclusie dat ons kennisplatform projectcest.be een goede plaats is voor kennisborging rond het Invulboek.

CEST is een platform dat zich richt op de hele sector in plaats van enkel tot de gebruikers van Erfgoedinzicht. Als Mediawiki-platform is CEST geschikt voor gezamenlijk beheer en kennisdeling en dus een goede plaats voor een generiek invulboek voor de registratie van cultureelerfgoedobjecten. Op termijn is er ook potentieel om het invulboek te linken aan andere richtlijnen en bronnen over digitalisering van erfgoed.

De technische uitdaging lag in de import van de Microsoft Access-databank van het MovE Invulboek in de CEST-wiki. Daarbovenop stelden we onszelf ook een inhoudelijk doel. We wilden de doelgroep van het handboek verbreden van Adlib-gebruikers naar alle collectieregistratoren, ongeacht het systeem waar ze mee werken. In de periode 2016-2020 werkten we dus samen met een redactieraad hard aan het omvormen van de invulregels conform de nieuwe versie 5.0 van de SPECTRUM-standaard. In 2021 werd het samenvoegen van het oude MovE Invulboek en de object- en proceduregroepen uit SPECTRUM 5.0 volledig afgerond. Vervolgens gingen we samen met de redactieraad van start met het onderzoek naar andere informatiegroepen die gegevens capteren over andere contexten van erfgoedobjecten. In de loop van 2022 hopen we ook dit soort velden op te nemen in het invulboek.

Het Invulboek wordt nu beheerd door

  • meemoo;

  • het Departement Cultuur, Jeugd en Media van de Vlaamse Gemeenschap;

  • de redactieraad, samengesteld door specialisten uit de erfgoedsector.

Via de wiki kan echter iedereen uit de sector suggesties en feedback geven.

Wat is het Invulboek Objecten?

Het is een handleiding voor het registreren en documenteren van objecten die toegepast kan worden in verschillende collectiebeheersystemen. Voor elk veld wordt ook de koppeling gelegd met de overeenkomstige erfgoedstandaarden, m.n. SPECTRUM 5.0., en links naar verschillende collectiebeheersystemen zoals bijvoorbeeld Adlib van Erfgoedinzicht, TMS en Qi.

Het Invulboek Objecten is een work-in-progress. Het bevat beschrijvingsregels voor de belangrijkste SPECTRUM-procedures, maar wordt stap-voor-stap uitgebreid en geredigeerd. Aangezien het een wiki is, kan je dus zelf ook een koppeling met een overeenkomstig veld in jouw collectiebeheersysteem documenteren.

Het Invulboek is opgebouwd als volgt:

  • Groepen bundelen alle eigenschappen voor een bepaald aspect van een erfgoedobject of een gebeurtenis die er verband mee houdt (bv. de identificatie of verwerving).

  • Elementen beschrijven een specifieke eigenschap van een erfgoedobject of een gebeurtenis die er verband mee houdt (bv. titel of verwervingsmethode).

  • Velden beschrijven de verschillende onderdelen van een eigenschap, zoals ze in een collectiebeheersysteem worden vastgelegd (bv. type titel of term verwervingsmethode). Velden bevatten de eigenlijke beschrijvingsregels en koppelingen naar standaarden en systemen.

  • Profielen verzamelen verschillende elementen en velden om collectiebeheerders te helpen bij het bepalen van de beschrijvingsregels en procedures die belangrijk zijn voor hun collectie (bv. minimale registratie-profiel).

Meer informatie over het Invulboek Objecten, het beheer ervan en het aanmaken van een account om bij te dragen aan de handleiding, vind je op de aparte pagina’s van de wiki zelf.

De presentatie die in juni 2019 werd gegeven op een ontmoetingdag van de erfgoeddatabanken, kan je hier bekijken:

Waarom moet je het invulboek gebruiken en wie doet dat vandaag al?

Het invulboek helpt instellingen om kwalitatieve metadata aan te maken bij de bron, namelijk in het collectieregistratiesysteem. Kwalitatieve metadata zijn een voorwaarde voor vindbare en bruikbare informatie over collecties. Het Invulboek Objecten wordt vandaag al breed gebruikt, nl. door organisaties aangesloten bij de erfgoeddatabanken Erfgoedinzicht en Erfgoedplus.

Dit bleek ook uit cijfers van ons kennisplatform CEST. Zo was de meest geraadpleegde pagina tussen 2018 en 2021 de hoofdpagina van het Invulboek Objecten, en bleven bezoekers gemiddeld gezien langer hangen op pagina’s binnen het Invulboek Objecten. Welke velden het meest geraadpleegd werden sinds het begin van het invulboek? Het veld ‘Term objectnaam’ staat met stip op één met meer dan 4.400 raadplegingen. De velden ‘Aantal onderdelen’ en ‘Tekst fysieke beschrijving’ vervolledigen de top drie met elk meer dan 3.000 raadplegingen. Andere vaak geconsulteerde velden zijn:

  • Beschrijving afmeting - 2.836

  • Titel - 2.249

  • Term objectcategorie - 1.993

  • Naam vervaardiger - 1.928

  • Waarde objectnummer - 1.831

  • Korte beschrijving - 1.807

  • Term materiaal - 1.743

  • Aantal exemplaren - 1.712

  • Naam bewaarinstelling - 1.670

Verdere stappen

In de toekomst willen we met onze partners meer inzetten op het verzamelen van nieuwe profielen (hedendaagse kunst, mechanische muzieksintrumenten etc) en koppelingen naar linkeddatastandaarden. We willen het Invulboek ook uitbreiden met een onderdeel ‘Publicaties’, naast het huidige onderdeel ‘Objecten’.

Nieuwe profielen onder de loep

In het eerste deel, het verzamelen van nieuwe dataprofielen, zetten we alvast verdere stappen. Verschillende partners uit de sector werken aan:

  • profielen voor de beschrijving van specifieke erfgoedobjecten, opgesteld door erfgoedinstellingen zelf of in kader van de Collegagroep Digitale Collectieregistratie;

  • een profiel voor mechanische muziekinstrumenten (met het Departement voor Cultuur, Jeugd en Media i.s.m. Museum Vleeshuis, het Muziekinstrumentenmuseum en Museum Speelklok);

  • een profiel voor hedendaagse kunsten (uitgewerkt door het Departement voor Cultuur, Jeugd en Media, M HKA en andere partners);

  • een profiel voor de basisregistratie als linked data (met meemoo, CoGhent en de Redactieraad Invulboek Objecten).

In het kader van dit laatste profiel zal er bijkomend een mapping komen tussen het Invulboek Objecten en de OSLO linkeddatastandaard voor erfgoedobjecten. Dit zal het makkelijker maken om alle erfgoedcollecties naar OSLO te mappen.

Stappen gezet in het Invulboek Publicaties

Het Invulboek Publicaties is een aanvulling op het huidige invulboek en is een handboek met beschrijvingsregels voor het documenteren van publicaties in een bibliotheekbeheersysteem. Het handboek vertrekt vanuit de reguliere beschrijvingsstandaarden die vandaag binnen de bibliotheeksector worden toegepast, met name ISBD, MARC21 en RDA. In samenwerking met de Vlaamse Erfgoedbibliotheken werd er in de periode 2020-2021 reeds een profiel voor oude drukken opgesteld.

De volgende stappen in dit verhaal? In de loop van 2022 zullen de invulinstructies afgewerkt worden. Een stagiaire uit de graduaatopleiding Informatiebeheer: Bibliotheek en Archief zal ons hierbij ondersteunen. Daarnaast werken we verder aan dataprofielen voor specifieke soorten bibliotheekcollecties.

Alina Saenko

Heb je nog vragen, opmerkingen of feedback op het Invulboek Objecten - in het algemeen of over specifieke instructies? We horen het graag!

Contacteer ons via e-mail of in de Wiki-omgeving zelf.

Partners

We halen de pagina op, even geduld...