Loketvragen uitgespit: wat zijn ze, wie stelt ze en waarover gaan ze?

  • Rapport

Ieder jaar vallen er meer loketvragen in onze virtuele postbus. In 2020 ontvingen we zelfs bijna 300 adviesvragen van meer dan 150 vraagstellers. Wie er zoal bij ons aanklopt, welke vragen ze hebben en hoe deze vraagstellers onze dienstverlening ervaren? We doen het van a tot z voor je uit de doeken.

Wat zijn loketvragen en hoe springen wij er mee om?

Enkele medewerkers lazen onze visienota door en formuleerden waardevolle suggesties. We kunnen alleen maar aanraden meemoo te contacteren bij adviesvragen.

- CEMPER

Advies geven over digitaalerfgoedprocessen is één van onze kerntaken. Via projecten, adviestrajecten en ervaringen uit onze eigen werking verzamelen we kennis over de verschillende aspecten van digitalisering, duurzame bewaring en digitaal beheer. Die kennis delen we graag met de sector, bijvoorbeeld door vormingen te geven of loketvragen te beantwoorden. Maar wat zijn loketvragen nu eigenlijk? Wanneer onze website, kennisplatformen of vormingen geen antwoord bieden op jouw probleem, kan je ons rechtstreeks om raad vragen door een loketvraag in te dienen. Iedereen die bezig is met digitaalerfgoedprocessen en hier vragen over heeft, is meer dan welkom om bij ons aan te kloppen.

Als kleine organisatie hebben wij (nog) niet heel veel digitale expertise in huis. De ondersteuning en het advies van meemoo waren essentieel in het slagen van een groot digitaliseringsproject.

- Erfgoedcel Mijn-Erfgoed en Mijnmuseum

Wanneer je een loketvraag stelt, gaan we samen met jou op zoek naar een oplossing. In de eerste plaats bieden we advies en wijzen we door waar nodig, af en toe starten we samen een project. Dat doen we alleen als we er zelf ook wat van kunnen opsteken. Zo kunnen we de opgedane expertise achteraf ook weer breder inzetten. Ten slotte bieden we soms tegen betaling een meer uitgebreide dienst aan, zoals in twee projecten uit 2020: Archiefbank 2.0 en ensembles.org 2.0.

Een verhaal van wisselwerking

De laagdrempeligheid en de brede waaier aan expertise bij meemoo was belangrijk voor ons: de medewerkers zijn vlot bereikbaar en verwijzen naargelang de benodigde expertise snel door naar de juiste persoon.

- Erfgoedcel Mijn-Erfgoed en Mijnmuseum

Onze dienstverlening rond loketvragen staat niet op zichzelf. Dien je een loketvraag in, dan krijg je in de eerste plaats ons expertiseteam aan de spreekwoordelijke lijn. Afhankelijk van de vereiste kennis verwijzen zij door naar collega’s binnen hun eigen team of andere meemoo-teams, maar ook naar andere ondersteunende organisaties binnen erfgoed en zelfs gespecialiseerde digitaliseringsfirma’s of ICT-bedrijven.

Bovendien merken we een duidelijke wisselwerking tussen de loketvragen en onze vormingen: wie eerder al een loketvraag instuurde, schrijft zich sneller in voor een vorming. Omgekeerd vinden de deelnemers van (één van) onze vormingen ook sneller de weg naar onze mailbox.

Ten slotte verwijzen we waar mogelijk door naar onze kennisplatformen CEST en TRACKS of naar handige tools, zoals:

kenjedrager.be

Publiekdomeintool

MediaConch

Maar daar blijft het niet bij. We merken dat organisaties die we op weg hebben geholpen deze kennis op hun beurt doorspelen naar (vrijwilligers)organisaties die ze zelf ondersteunen. En zo is de cirkel rond.

Een greep uit de vragen van 2020

De grote lijnen

Nu de context helder is, kunnen we concreet in de vragen duiken. Benieuwd naar een visueel overzicht van de vragen uit 2020? Scroll dan snel verder, maar niet voor je de hoogtepunten hieronder doorgenomen hebt.

Vorig jaar ontvingen we een recordaantal loketvragen: 297 om exact te zijn, afkomstig van maar liefst 156 vraagstellers. Maar wie zijn die vraagstellers juist? Het leeuwendeel van hen is werkzaam in musea, de kleinste groep in omroepen. Op het vlak van geografische spreiding liepen organisaties uit de provincie Antwerpen op kop: zij namen met een derde van de vragen de eerste plaats in, gevolgd door Oost- en West-Vlaanderen. Met welke vragen ze ons benaderden? We verdiepten ons in een breed spectrum aan onderwerpen, met als populairste thema’s ontsluiting, digitalisering en hard- en software.

Concrete loketvragen

Er werd duchtig gevraagd en beantwoord in 2020. Hieronder geven we je een kijkje achter de schermen.

Digitalisering en digitale archivering blijven populaire thema’s. Zo klopte Amsab bij ons aan voor de archivering van Facebookpagina’s, zochten onder andere ADVN en het Stadsarchief van Herentals naar tools om de inhoud van oude digitale dragers te capteren en vroeg het Vlaams Architectuurinstituut (VAi) om raad bij het digitaliseren van foto-albums.

Daarnaast wilden een hoop vraagstellers meer weten over auteursrechten en privacy: hoe klaar je rechten, wat doe je met beperkingen bij digitale ontlening en hoe ga je om met GDPR in de archiefzorg? Op vlak van beleid en strategie vroegen enkele organisaties om advies bij de aanwerving van medewerkers en had Erfgoedcel Leie Schelde een vraag bij de opmaak van een digitaliseringsbeleid. Vanuit het Gallo-Romeins Museum kwam er een vraag binnen over visie en perspectief op vlak van linked open data in de cultureelerfgoedsector.

Ook onderwerpen als metadata en digitale collectieregistratie roepen veel vragen op. Zo blijkt uit jullie inzendingen dat het gebruik van COMETA, OpenRefine en LIDO een bron van vragen is, net als de implementatie van persistente URI’s en de mapping van data uit AdLib naar LIDO. Over (her)gebruik kregen we ten slotte ook heel wat binnen. Erfgoedcel Pajottenland had een vraag met betrekking tot het binnenhalen van Wikipedia-pagina’s op hun website, het Jakob Smitsmuseum vroeg advies over het gebruik van beelden op Wikimedia Commons voor collectieontsluiting en hun educatieve dienst.

Drie organisaties doen hun ervaring uit de doeken

We zijn toegekomen aan het spreekwoordelijke laatste trapje van de ladder: hoe gaat het er in de praktijk nu écht aan toe? We vroegen Erfgoedcel Mijn-Erfgoed, Mijnmuseum en CEMPER naar hun ervaringen met onze dienstverlening rond loketvragen. Erfgoedcel Mijn-Erfgoed en Mijnmuseum werken nauw samen en gingen daarom samen het gesprek aan.

Welke vragen hadden ze?

Advies verstrekken is een brede dienstverlening. De binnengekomen loketvragen gaan dan ook van erg specifiek tot vrij breed. CEMPER had bijvoorbeeld nood aan feedback op een strategische visienota over de duurzame omgang met muziek- en podiumerfgoed en stelde daarnaast ook vragen in verband met:

  • de aanwerving van een medewerker digitale toepassingen;

  • cloudopslag voor een muziekorganisatie;

  • webarchivering en modelovereenkomsten;

  • de discografie van Belgische jazz op jazzerfgoed.be;

  • digitale depots voor podiumkunsten.

Erfgoedcel Mijn-Erfgoed en Mijnmuseum stelden een resem aan vragen over diverse onderwerpen. Ze ontvingen onder meer advies en begeleiding rond:

  • de opmaak van bestekken;

  • de kwaliteitscontrole van digitale bestanden;

  • geschikte collectieregistratiesystemen;

  • rapportering aan de subsidieverstrekker.

Hoe werden ze geholpen?

Mijn-Erfgoed en Mijnmuseum beleefden de samenwerking steeds als flexibel en laagdrempelig. “Doorheen het jaar werden we door zo’n zeven verschillende meemoo-medewerkers uit team Expertise bijgestaan, soms intensief, soms eenmalig”, aldus Filip Delarbre van MijnMuseum en Leen Roels van Erfgoedcel Mijn-Erfgoed. Ook over de vlotte communicatie waren ze enthousiast: “Tijdens ons digitaliseringsproject hadden we handig contact via verschillende kanalen: over de telefoon, via e-mail of tijdens online meetings.” Daarnaast vonden de twee organisaties vlot hun weg naar onze opleidingen en workshops. Ze namen onder andere deel aan de bootcamp open culturele data.

En wat met CEMPER? Het digitale aspect van erfgoedwerking is een vakgebied dat snel evolueert. Zelf vindt CEMPER niet altijd de tijd om volledig mee te zijn met de allerlaatste ontwikkelingen of om diepgaande kennis op te bouwen. Voor hen ligt de meerwaarde van loketvragen dan ook in de kennis die meemoo kan bieden. “We weten dat meemoo veel kennis en expertise bezit omtrent de digitale aspecten van erfgoedwerking. Daarom vroegen we hen, zoals we al vaker deden in het verleden, om feedback. Een drietal meemoo-medewerkers formuleerden waardevolle suggesties op onze visienota”, aldus Veerle Wallebroek van CEMPER.

Zouden ze de dienstverlening aanraden?

Zelf hebben we heel wat kennis in huis, al is het is voor ons niet altijd mogelijk om helemaal mee te blijven. Daarom is de input van meemoo altijd nuttig en vaak noodzakelijk.

- CEMPER

Het eindverdict? Zoals hierboven te lezen valt, geven de medewerkers van CEMPER aan dat het advies van meemoo erg welkom is. De kwaliteit van hun visienota is er alvast een stuk op vooruitgegaan. “We kunnen alleen maar aanraden meemoo te contacteren bij adviesvragen.” Ook Mijn-Erfgoed en Mijnmuseum waren enthousiast:

Dankzij de contacten die we via de loketvragen legden, is het nu een snelle reflex om meemoo te contacteren bij vragen en problemen rond digitalisering. Wij verwijzen met een gerust hart door.

- Erfgoedcel Mijn-Erfgoed en Mijnmuseum

Nood aan advies of ondersteuning rond digitaal erfgoed? Aarzel niet om ons te contacteren.

Heb je een vraag?
Contacteer Rony Vissers
Manager Expertise
We halen de pagina op, even geduld...