De grootte van de digitale collecties van onze contentpartners varieert. Alles in één keer laten instromen, is niet altijd doenbaar. Daarom organiseren we naast een continue instroom van enkele partners ook golven.

Die aanpak leerden we uit enkele pilootprojecten met contentpartners uit verschillende sectoren. Zo kwamen we onder meer de verwachtingen te weten van het Industriemuseum en ontdekten we de workflow van Focus-WTV. Deze projecten gaven mee vorm aan het uiteindelijke proces van de instroom van digitale collecties.

Die instroom organiseren we in golven waarbij we telkens via een open oproep een aantal contentpartners selecteren wiens materiaal we gestructureerd kunnen opnemen. Instappen in zo’n golf kan door onze opleiding te volgen die erop gericht is elke contentpartner te leren hoe hij zijn (deel)collectie kan voorbereiden zodat deze voldoet aan de voorwaarden voor een duurzame bewaring in het meemoo-archiefsysteem.

Vanaf 2019 lanceerden we twee keer per jaar zo’n open call waarop onze contentpartners zich kunnen inschrijven. Per call worden doorgaans zes contentpartners geselecteerd op basis van de informatie die we ontvangen via het inschrijvingsformulier. Na de selectie plannen we een opstartmeeting en kunnen de voorbereidingen voor een operationele opstart beginnen.

Elk stukje van het project wordt grondig getest en gevalideerd. Daarvoor maken we gebruik van een aantal vaste mijlpalen: verkenning, test, piloot en productie.

Bij die eerste mijlpaal kijken we naar de inhoud van de digitale collectie en de bijhorende metadata. We maken samen met de contentpartners een metadatamapping zodat alle nuttige informatie ingepast kan worden in het meemoo-datamodel en de collecties vindbaar en herbruikbaar zijn. Na die verkenning testen we het proces met een beperkte set van bestanden. In een volgende fase - de piloot - implementeren we dit op grotere schaal in een testomgeving van het meemoo-archiefsysteem (MAM). Loopt dit goed, dan gaan we over tot productie: de eigenlijke instroom van de digitale collectie.

Het volledige traject, wat wij een golf noemen, heeft een doorlooptijd van zes maanden. Digitale archivering is echter een doorlopende activiteit. Ook na het trajct kan een organisatie digitale deelcollecties blijven aanleveren en metadata updaten bij meemoo, als die aan dezelfde voorwaarden voldoen. Zo kunnen onze contentpartners hun materiaal veilig bij ons bewaren, zonder telkens een open oproep te moeten doorlopen.