Onze aanpak voor digitale instroom

In dit filmpje dat we voor onze contentpartners maakten, ontdek je in twee minuten wat digitale instroom is en welke 4 fases eraan voorafgaan.

Zie je geen filmpje? Controleer even je cookie-instellingen, dan kunnen we deze inhoud ook aan jou tonen. Je cookie-instellingen aanpassen kan onderaan deze pagina. Klik op 'verander uw toestemming' vlak boven de tabel en vink 'voorkeuren' en 'statistieken' aan.

Continue instroom versus batch intake

Het continue-instroomtraject bestaat voor organisaties (zoals omroepen) waarbij de collectie vrijwel dagelijks aangroeit. Om aan continue instroom te doen is het belangrijk dat ze over technische kennis en infrastructuur beschikken. Met behulp van één van onze API's kunnen ze op regelmatige basis hun digitale collecties (inclusief metadata) naar ons doorsturen, via een geautomatiseerde flow.

Bij batch intake worden op geplande tijdstippen deelcollecties aangeleverd. Dit is interessant voor organisaties waarbij de digitale collectie maar beperkt aangroeit. Het is bovendien mogelijk om aan batch intake te doen met beperkte technische kennis of middelen: langs de kant van de contentpartner hoeft er namelijk geen infrastructuur opgezet te worden.

Deze aanpak leerden we uit enkele pilootprojecten met contentpartners uit verschillende sectoren: het Industriemuseum en het Huis van Alijn voor batch intake, en Focus-WTV voor continue instroom. Deze projecten gaven mee vorm aan de uiteindelijke trajectwerking rond digitale instroom die sinds 2018-2019 operationeel is.

In 4 fases naar digitale instroom

Terwijl we bij een digitaliseringsproject aan massadigitalisering doen, is een digitale-instroomtraject eerder maatwerk. Tweemaal per jaar starten we een nieuwe ronde digitale-instroomtrajecten op waarbij we een aantal organisaties een-op-een richting een duurzame digitale-instroomwerking begeleiden. In zo’n trajectbegeleiding doorlopen de deelnemende contentpartners vier fases in een zestal maanden tijd, zowel voor continue instroom als batch intake. Er wordt gewerkt op drie aspecten: bestandsinventaris, metadata en de eigenlijke bestanden (essence).

Hoe gaat zo'n trajectbegeleiding in z'n werk?

1. We beginnen met een algemene infosessie, waarna geïnteresseerde contentpartners zich kunnen aanmelden.

2. Vervolgens bereiden de geselecteerde organisaties samen met een medewerker van meemoo een-op-een hun digitale collectie voor tijdens het voortraject. Er worden vragen beantwoord zoals: wat zit er allemaal in jouw digitale collectie? Waar wil je naartoe met deze collectie? Wat wil je wel en niet bewaren? Ook praktische zaken zoals de structuur van de naamgeving, andere vragen over metadata en de keuze van de archiefmasters komen aan bod.

3. Tijdens de opstart nemen we de proef op de som door de gemaakte voorbereiding in een test- en pilootfase te valideren.

4. Wanneer ook deze fase geslaagd is, gaan we over op de operationele opvolging. Dit wil zeggen dat de organisatie in kwestie in staat is om ofwel zijn digitale collectie via een geautomatiseerde flow door te sturen naar meemoo (continue instroom), ofwel op afgesproken tijdstippen deelcollecties aan te leveren (batch intake). Eens de collecties ingestroomd zijn, worden ze duurzaam gearchiveerd in het meemoo-archiefsysteem.

Een digitale-instroomtraject bij meemoo kent geen einddatum, omdat de digitale collecties van onze contentpartners blijven aangroeien. Ze blijven altijd de mogelijkheid hebben om nieuw materiaal aan te leveren en te archiveren. Digitale archivering is een doorlopende activiteit. Zo kunnen onze contentpartners hun materiaal veilig bij ons bewaren, zonder telkens een nieuw traject te moeten doorlopen.