Digitaal archiveren

Looptijd

2016

Inventarisering digitale collecties

Sinds de oprichting van meemoo zijn we bezig met de digitalisering en archivering van analoge dragers. Vanaf 2016 verbreedden we onze blik om ook digitaal geboren materiaal duurzaam te bewaren.

In dat jaar stuurden we een bevraging uit naar onze toenmalige contentpartners. 68 respondenten lieten in hun digitale kaarten kijken en hielpen ons de instroom van digitale collecties op poten zetten.

Die 68 respondenten vertegenwoordigen de breedte van de sectoren die we bedienen. Musea, (regionale) omroepen, erfgoedcellen en (stads)archieven vertelden over hun noden. De podiumkunsten waren op het moment van de bevraging nog niet opgenomen in onze werking. Sindsdien werd ook bij hen gepolst naar de noden rond hun digitale collecties.

75% van de originele respondenten was geïnteresseerd in duurzame opslag van hun digitale collectie. Voor 10% is die opname in het meemoo-archief heel dringend. De grootte van hun collecties varieert in functie van de sector en het type materiaal. Heel veralgemenend kan je stellen dat partners typisch een audiovisueel archief hebben van 1 TB (gemiddeld 1.000 bestanden) en grote fotocollecties van 10.000 bestanden of meer.

Dat volume van audiovisuele collecties is - gezien de grote instroom bij digitaliseringsprojecten - behapbaar om in te stromen in ons archiefsysteem. Opvallend zijn de grote hoeveelheden digitaal fotomateriaal, die ons deden besluiten ze mee op te nemen in de formaten die in aanmerking komen voor digitale instroom. Bij een goede helft van de ondervraagde organisaties beschikt meer dan 75% van de items over een basis aan descriptieve metadata (minstens een titel en/of beschrijving). Daarom zien we de aanwezigheid van die basismetadata als een noodzakelijke voorwaarde om deel te kunnen nemen aan de instroom van digitale collecties.

Dat een aantal partners van zijn collectie nog geen backups heeft, toont de nood van onze partners aan. Bovendien worden digitale collecties heel divers opgeslagen: van externe harddisks tot content management systemen. De wisselende maturiteit in de bewaring van digitale collecties betekent dat we hierin voor een aantal sectoren en contentpartners zeker een meerwaarde kunnen zijn.

Om nog beter zicht te krijgen op de grootte, aard en urgentie van de dienstverlening rond digitale collecties voerden we na deze bevraging ook een studie uit die deze collecties in kaart bracht. De resultaten hiervan werden gebruikt om de fasering en prioritering van de dienstverlening te onderbouwen. Na enkele pilootprojecten die de processen op punt stelden, werd de instroom van digitale collecties in 2019 opgeschaald.

Heb je een vraag?
Contacteer Matthias Priem