Relancemiddelen zetten plannen met Vlaamse erfgoeddatabanken op de rails

9 jul 2021

De Vlaamse Regering trekt twee miljoen euro aan relancemiddelen uit om de Vlaamse erfgoeddatabanken aan te pakken. Hiermee wordt het startsein gegeven voor de ontwikkeling van twee nieuwe registratie- en collectiebeheersystemen die op termijn de erfgoeddatabanken Erfgoedplus en Erfgoedinzicht zullen vervangen.

Even recapituleren

De erfgoeddatabanken Erfgoedplus en Erfgoedinzicht en hun webportalen worden sinds jaar en dag door Vlaamse erfgoedinstellingen gebruikt om hun collecties te registreren, beheren en ontsluiten. In 2018 werd een traject opgestart om beide systemen te integreren. Welke stappen werden intussen genomen? We zetten alles even op een rijtje.

  • Voor 2018: de erfgoeddatabanken Erfgoedplus, Erfgoedinzicht en Donnet werden opgericht en onderhouden door respectievelijk de provincies Limburg, Vlaams-Brabant en de stad Leuven, de provincies Oost- en West-Vlaanderen en tot slot de provincie Antwerpen.

  • 2018: door de staatshervorming werd de bevoegdheid over deze databanken overgeheveld naar Vlaanderen. De werking van de systemen werd voortgezet, maar de vraag naar een geïntegreerde aanpak drong zich op.

  • 2019: een eerste veldverkenning mondde uit in een reeks strategische adviezen over de toekomst van de erfgoeddatabanken. Donnet werd opgeheven. Om de continuïteit in registratie te waarborgen werden alle data van de kerkfabrieken uit de provincie Antwerpen overgezet naar Erfgoedplus.

  • 2019-2020: om het integratieproces op te volgen en waar nodig aan te sturen, werd een werkgroep opgericht. Vertegenwoordigers van het Departement Cultuur, Jeugd en Media (CJM), FARO, VKC, meemoo, de erfgoedcellen en musea vormen samen de Taskforce Digitale Collectieregistratie. In nauw overleg met de erfgoedsector werd een vooronderzoek uitgevoerd. De resultaten hiervan werden in drie rapporten gegoten.

  • 2020-2021: de bevindingen uit het vooronderzoek resulteerden in een concreet projectvoorstel. Het verdict? Op termijn zullen de huidige erfgoeddatabanken plaatsmaken voor twee systemen: een systeem gericht op collectieregistratie en één waarbij collectiebeheer centraal staat.

Wil je dieper in de materie van de erfgoeddatabanken duiken? Voor meer details en achtergrondinformatie kan je terecht op de projectpagina.

Duwtje in de rug dankzij relancemiddelen

De Vlaamse Regering heeft het projectvoorstel inmiddels goedgekeurd en maakt binnen het relanceplan Vlaamse Veerkracht twee miljoen euro vrij voor de ontwikkeling van de nieuwe systemen. Dankzij deze middelen kunnen FARO, VKC en meemoo binnenkort van start gaan met het traject.

Wat staat er op de planning?

Allereerst gaan we aan de slag met de samenstelling van een projectteam. Daarna volgen er drie fases:

Analyse en aanbestedingsfase (2021-2022)

In deze fase maken we werk van een sectorspecifieke analyse. We bepalen de functionaliteiten voor zowel het collectieregistratie- als het collectiebeheersysteem en leggen de aanvullende diensten vast.

Ontwikkelings-, configuratie- en testfase (2022-2023)

Vervolgens vatten we de ontwikkeling van de collectieregistratie- en het collectiebeheersysteem aan.

Uitrol- en migratiefase (2023-2024)

De collectieregistratiemodule wordt als eerste uitgerold, vervolgens zijn de module voor het collectiebeheer en de aanvullende componenten aan de beurt. Voor beide modules wordt conformiteit met de OSLO-standaard voor cultureel erfgoed nagestreefd. Gelijktijdig zal aan de gebruikers gevraagd worden om de Service Level Agreement (SLA) te ondertekenen en gaan we van start met opleidingen en vormingsmomenten.

We doorlopen dit traject in nauwe samenwerking met de gebruikers van Erfgoedplus en Erfgoedinzicht. Zolang de nieuwe modules in ontwikkeling zijn blijven de huidige erfgoeddatabanken operationeel. Pas wanneer de nieuwe systemen in werking zijn én wanneer de migratie van alle data achter de rug is, zullen de huidige databanken en hun webportalen uitgedoofd worden. De verwachting is nu dat dit eind 2024 zal gebeuren.

Meer weten over het vraagstuk van de Vlaamse erfgoeddatabanken? We publiceerden er een gedetailleerde projectpagina over, die je hier kan raadplegen. Op de website van het Departement Cultuur, Jeugd en Media kan je terecht voor de adviezen en rapporten.

>> Meer over het project

Tijdens de relancesessie op ons partnerevent kwamen de plannen met de erfgoeddatabanken kort aan bod. De presentatie nog eens doorbladeren? Dat kan hier.