Verslag: rond de tafel over de toekomst van de Vlaamse erfgoeddatabanken
- Verslag
In het voorjaar van 2022 organiseerde het projectteam van het erfgoeddatabankenproject een reeks focusgroepen (maar liefst 18 rond 8 thema’s!), gevolgd door drie bijeenkomsten van de klankbordgroep. Enkele centrale thema’s waren beeldbeheer, beheer van bibliotheekcollecties, het gebruik van open data en heel wat meer. Het verslag van die bijeenkomsten en welke vervolgacties we plannen lees je hieronder.
Waarover gaat dit project? Sinds 2018 bevinden Erfgoedplus en Erfgoedinzicht zich onder Vlaamse vleugels en wordt er gezocht naar een manier om beide systemen te integreren. Die oplossing zal er tegen eind 2024 staan.
Waarom deze focus- en klankbordgroepen?
We koesteren de huidige gebruikers van Erfgoedinzicht en Erfgoedplus en willen hen zoveel mogelijk meenemen naar de volgende fase. Daarnaast willen we met de nieuwe erfgoeddatabanken de horizon verruimen naar een bredere doelgroep en missie. Om de functionaliteiten van de nieuwe systemen te bepalen, waren we dus erg benieuwd naar de mening van huidige en toekomstige gebruikers.
In beeld: Vergadering van beeldende kunstenaars in Frascati Amsterdam, Joost Evers, Anefo, CC0, via Wikimedia Commons.
Dat deden we in online werksessies tijdens mei en juni 2022. Via 18 thematische focusgroepen gingen we door middel van use cases en stellingen in detail over acht thema’s - basisregistratie, uitgebreide registratie, beeldbeheer, bibliotheekrecords, archiefrecords, aggregatie, collectievenster binnen je eigen website en gebruik van open data. Hierna legden we de resultaten van deze focusgroepen in drie sessies voor aan de klankbordgroep.
En we hoorden vele stemmen…
84 deelnemers
uit 54 organisaties
met gemiddeld 6 deelnemers per focusgroep
en bijna 50 deelnemers klankbordgroep
49% waren bestaande gebruikers, 13% kandidaat-gebruikers en 38% dienstverlener
Aandachtspunten en vervolgacties uit de doeken
Na een grondige analyse identificeerden we een aantal fundamentele aandachtspunten, verwachtingen die afwijken van het projectvoorstel. Deze aandachtspunten legden we begin september voor aan de stuurgroep. Samen kwamen we tot twee vervolgacties die we momenteel uitvoeren. Wat die vervolgacties en de achterliggende fundamentele aandachtspunten zijn?
1. We verkennen het marktaanbod
Binnen de context van het project zijn er nog heel wat vraagtekens: de verwachtingen zijn hoog en we weten niet of we die verwachtingen kunnen invullen met wat standaard in een collectiebeheersysteem te vinden is. Daarom spreken we een aantal leveranciers zodat we de finale scope kunnen afbakenen en kunnen starten aan het schrijven van een bestek. Via deze marktverkenning willen we een beter beeld krijgen van het bestaande marktaanbod zodat de aanbestedingsprocedure zo goed mogelijk is afgestemd op het aanbod van marktspelers en best practices voor prijsvaststelling. Volgende thema’s nemen we mee:
Kiezen we voor twee aparte systemen voor collectieregistratie en collectiebeheer?
Volgens het projectvoorstel werken we toe naar twee systemen: een laagdrempelig, betaalbaar systeem voor registratie en een professioneel, flexibel systeem voor beheer. Uit gebruikersfeedback leren we echter dat één oplossing duidelijker is naar gebruikers toe en zorgt voor meer dataconsistentie over de systemen heen. Wat dit betekent voor het kostenplaatje voor de gebruikers is echter onduidelijk. Daarom polsen we in deze marktverkenning bij leveranciers of er wel beheersystemen te vinden zijn die beantwoorden aan de diverse noden, maar ook zowel laagdrempelig en betaalbaar als flexibel zijn.
Naar een oplossing voor beeldbeheer
De opslag van beelden i.f.v. collectieregistratie en -beheer wordt door gebruikers als een basisvereiste gezien. Een vorm van beeldbeheer is inderdaad noodzakelijk om aan collectiebeheer te doen, maar er is een onderscheid tussen eenvoudige opslag, een DAM-systeem voor uitgebreide beeldbeheerfunctionaliteiten en een MAM-systeem dat gericht is op beeldbeheer in functie van digitale archivering. We verkennen de diverse mogelijkheden die vandaag standaard op de markt ter beschikking zijn zodat we dit onderscheid helder kunnen maken en verduidelijken naar de toekomstige gebruikers.
Naar een overkoepelend collectievenster
Vanuit de (kleinere) instellingen kwam de vraag naar een overkoepelend collectievenster sterk naar voren omdat zij hun collectie online toegankelijk willen maken, maar niet altijd de middelen hebben om een eigen website te voorzien. Daarom onderzoeken we wat de rol van hetarchief.be kan zijn als eenvoudig overkoepelend venster, en kijken we ook naar eventuele out-of-the-box oplossingen in de marktverkenning.
We grijpen de opportuniteit aan om tijdens de verkennende gesprekken ook al te polsen naar:
de inrichting (en schaalbaarheid) voor een groot aantal klanten en gebruikers
de diverse mogelijkheden om functionaliteiten te configureren
de mogelijke dienstverleningsmodellen
de voorgestelde migratie-aanpak
de mogelijkheid tot delen, hergebruiken en verbinden van data
importmogelijkheden en offline-gebruik
de integratiemogelijkheid met andere applicaties
de flexibiliteit van het datamodel
relevante use cases
de roadmap voor nieuwe functionaliteiten
2. We stellen de scope verder scherp
We willen een aanbod creëren dat open en flexibel genoeg is, zeker naar de toekomst toe. Daarom bekijken we nu welke data en functionaliteiten we binnen de huidige projectscope al dan niet kunnen meenemen. De kern van de nieuwe erfgoeddatabanken bestaat uit metadata over museale objecten, maar daarnaast bevinden er zich in de huidige databanken nog een heel arsenaal aan andere data.
Kleine kanttekening: een aantal van onderstaande punten onderzoeken we ook in de marktverkenning.
Archieven en hun plek binnen dit verhaal
Slechts een aantal gebruikers van Erfgoedinzicht gebruiken vandaag de module voor het beheer van archieven. Momenteel bekijken we in welke mate we archiefbeheer ook in de nieuwe oplossing(en) een plaats kunnen geven.
Gaan we bibliotheekrecords en -functionaliteit integreren?
Het aantal gebruikers dat binnen Erfgoedinzicht bibliotheekcollecties beheert ligt dan weer aanzienlijk hoger. Gebruikers vinden het fijn dat ze er de mogelijkheid hebben om objecten te linken aan de bibliotheekcollectie en willen dat in de toekomst graag ook nog kunnen doen. Ook ontsluiting van de bibliotheekcollectie richting publiek staat op de wishlist.
Ons voorstel is om binnen de huidige projectscope de functionaliteit te beperken tot het opnemen van literatuurverwijzingen en de mogelijkheid om publicaties als erfgoedobject te registreren en beheren. Voor wie typische bibliotheekfunctionaliteiten wenst, kijken we naar andere systemen zoals vb. Wise als mogelijke piste.
Wat met contactgegevens?
Er worden op dit moment 27.000 contactgegevens bewaard in Erfgoedinzicht. Dit zijn gegevens over andere instellingen, erfgoedprofessionals, vervaardigers, schenkers… Voor de meerderheid van de gebruikers is dit de enige plek waar deze gegevens bijgehouden worden. Daarom zien we erop toe dat we deze functionaliteit mee bevragen in de marktverkenning.
Wat met de veelheid aan waardenlijsten en terminologiebronnen?
In Erfgoedinzicht heeft iedere organisatie eigen gecontroleerde waardenlijsten, wat zorgt voor veel redundantie en kwaliteitsverschillen binnen Erfgoedinzicht. Relaties met externe terminologiebronnen ontbreken vaak of zijn op zo’n manier geregistreerd dat ze niet bruikbaar zijn. We stellen voor om ook in de nieuwe systemen te werken met organisatiegebonden waardenlijsten en doen ons best om de data zo goed mogelijk naar de nieuwe systemen te migreren en bruikbaar te maken.
Wat met andere types erfgoed?
De erfgoedwereld is voortdurend in verandering. Om toekomstgericht te zijn streven we naar interoperabiliteit en een flexibel datamodel. In eerste instantie willen we de nieuwe systemen kunnen koppelen aan de Inventaris Onroerend Erfgoed en de Inventaris Immaterieel Erfgoed. Dat betekent dat we zaken als archeologische sites of gebouwen niet mee in in de toekomstige systemen zelf opnemen. Voor wat betreft immaterieel erfgoed wachten we verdere evoluties af.
Wat met de ontsluiting op het Europeana-portaal?
In het kader van het beleid van de Vlaamse overheid is het belangrijk om de data op Europeana te publiceren. In functie van de aanlevering van de data vanuit de nieuwe systemen aan Europeana nemen we de mapping naar het Europeana Data Model (EDM) in beschouwing.
Welke uitwisselingsstandaarden?
Via 'Open Standaarden voor Linkende Organisaties' (OSLO) zet de Vlaamse overheid binnen Vlaanderen in op een eenduidige standaard voor de uitwisseling van informatie. Op die manier kan iedereen de gegevens makkelijker gebruiken. Daarom zal ook binnen dit project gebruik gemaakt worden van OSLO als uitwisselingsstandaard. Daarnaast merken we vanuit gebruikers ook een bijkomende vraag naar andere internationale standaarden zoals Linked Art en Dublin Core. We overwegen deze standaarden alvast mee op te nemen in onze requirements.
Hoe gaan we verder?
De resultaten van de marktverkenning en analyses leggen we voor tijdens een volgende klankbordbijeenkomst later dit najaar. Ben jij op 6 december van de partij?
Wil je trouwens meteen mee zijn met wat er beweegt in en rond de Vlaamse erfgoeddatabanken? Schrijf je dan in voor de projectnieuwsbrief. Deze valt zo’n 4 keer per jaar in je digitale bus.
In beeld: Koningin Juliana opent met telefoongesprek grondstation voor satellietenverkeer, Bert Verhoeff, Anefo, CC0.