Vlaamse erfgoeddatabanken

Beschikt jouw organisatie over een eigen erfgoedcollectie, dan is de kans groot dat je gebruik maakt van de registratie- en collectiebeheersystemen Erfgoedplus of Erfgoedinzicht. Deze van oorsprong provinciale erfgoeddatabanken bevinden zich sinds 2018 onder Vlaamse vleugels. Sindsdien wordt er gezocht naar een manier om de bestaande systemen te integreren.

Uitdaging

De erfgoeddatabanken werden oorspronkelijk door de provincies opgezet als instrument voor de registratie en het beheer van erfgoedcollecties. In 2018 werd de bevoegdheid over deze erfgoeddatabanken overgedragen naar Vlaanderen. Sindsdien streeft de Vlaamse overheid naar een integratie van de bestaande systemen. Zo komen we tot een betere afstemming van beide registratie- en collectiebeheersystemen, die bovendien beantwoorden aan de noden van vandaag en morgen. Het gebruik van Erfgoedplus en Erfgoedinzicht is vandaag wijdverspreid onder Vlaamse erfgoedorganisaties.

Hoe kunnen we de twee huidige erfgoeddatabanken integreren en zo tot een betere dienstverlening komen? Daarop probeert meemoo in dit project een antwoord te formuleren, in nauwe samenwerking met zowel het Departement Cultuur, Jeugd en Media (CJM) van de Vlaamse overheid als FARO en Vlaamse Kunstcollectie (VKC). Dit project sluit aan bij de ambitie van de Vlaamse overheid om de digitale transformatie van de cultuursector te stimuleren en een ruimer ecosysteem op te zetten waarin digitale culturele content optimaal bruikbaar, vindbaar en zichtbaar is, zowel voor de cultuursector als daarbuiten.

Onze rol

Op vraag van de Vlaamse overheid ging Delaware in 2019 van start met een studie en veldverkenning. Het resultaat was een raamwerk met een aantal strategische adviezen voor de integratie van de erfgoeddatabanken. Het rapport kan je hier raadplegen.

Vervolgens richtte het Departement Cultuur, Jeugd en Media de Taskforce Digitale Collectieregistratie op, waar meemoo deel van uitmaakt. Samen met vertegenwoordigers van het Departement, FARO, VKC, de erfgoedcellen en musea steken we sindsdien de koppen bij elkaar om de toekomstmogelijkheden voor de erfgoeddatabanken vorm te geven.

Aanpak

Vooronderzoek en projectvoorstel (2019-2021)

Tijdens het vooronderzoek brachten we in drie fases de concrete behoeften, beschikbare opties en knelpunten in kaart, via:

Het vooronderzoek gebeurde op vraag van het Departement Cultuur, Jeugd en Media en verliep in nauw overleg met de erfgoedsector. De drie fases resulteerden in eindrapporten die je hier kan raadplegen.

Op basis van de bevindingen uit het vooronderzoek gingen we aan de slag met een projectvoorstel. Daarin stelden we voor om de huidige erfgoeddatabanken te integreren naar twee nieuwe systeemtypes:

  • een eenvoudig registratiesysteem met vaste invoervelden en beperkte functionaliteiten voor de registratiepraktijk, gericht op collectiehoudende organisaties of niet-professionele gebruikers.

  • een flexibel systeem gericht op de processen van collectiebeheer, met collectiebeherende instellingen en professionele gebruikers als doelgroep.

De ontsluiting van het materiaal op Erfgoedplus en Erfgoedinzicht gebeurt momenteel via een eigen webportaal. Voor de nieuwe systeemtypes onderzoeken we of ontsluiting via een gezamenlijk venster mogelijk is. Daarnaast voorzien we ontsluitingsgerichte API's en maken we het voor anderen mogelijk de data binnen te halen in hun eigen informatiesystemen.

Uitvoering (2021-2024)

Het projectvoorstel werd door de Vlaamse Regering goedgekeurd in het kader van het relanceplan ‘Vlaamse Veerkracht’. Voor de integratie van de erfgoeddatabanken wordt twee miljoen euro vrijgemaakt. Welke fases we voorzien, in nauwe samenwerking met de huidige gebruikers?

Analyse en aanbestedingsfase (2022-2023)

Momenteel zitten wij volop in de analysefase van het project. We bepalen de functionaliteiten voor zowel het collectieregistratie- als het collectiebeheersysteem en leggen de (eerste) aanvullende diensten vast. Aan de hand van focusgroepen of klankbordsessies word jij betrokken. Lees hier het verslag van de eerste reeks.

Ontwikkeling collectieregistratiesysteem (vanaf 2023)

Na deze fase vatten we de ontwikkeling van het collectieregistratiesysteem met alle noodzakelijke API's aan.

Configuratie collectiebeheersysteem (vanaf 2024)

Vanaf 2024 is het de beurt aan het collectiebeheersysteem met bijbehorende API's, integraties met externe systemen, en andere aanvullende modules. Alles wordt zorgvuldig getest.

Begeleiding van de gebruikers

Om de overgang naar de nieuwe systemen zo vlot mogelijk te laten verlopen, zullen we opleidingen organiseren zodat gebruikers de systemen in de vingers kunnen krijgen. Daarnaast zullen we de nodige documentatie beschikbaar stellen, zoals handleidingen en een FAQ.

Partners

Dit project kwam tot stand op vraag van het Departement voor Cultuur, Jeugd en Media, in samenwerking met FARO en VKC.

Tijdens de duur van het project streven we steeds naar een goede afstemming met de erfgoedorganisaties voor wie de erfgoeddatabanken bedoeld zijn.

Uitgebreide informatie

Wil je je verdiepen in deze materie? Neem dan een kijkje op onze supportomgeving. Hier vind je uitgebreide informatie over het projectverloop. Als eerste op de hoogte van toevoegingen? Houd dan de erfgoeddatabankennieuwsbrief in de gaten. Inschrijven kan je via het formulier hier vlak boven.

Heb je een vraag?
Contacteer Tinneke De Clercq
Projectleider Erfgoeddatabanken
We halen de pagina op, even geduld...