Vlaamse erfgoeddatabanken

Uitdaging

De erfgoeddatabanken werden oorspronkelijk door de provincies opgezet als instrument voor de registratie en het beheer van erfgoedcollecties. In 2018 werd de bevoegdheid over deze erfgoeddatabanken overgedragen naar Vlaanderen. Sindsdien streeft de Vlaamse overheid naar een integratie van de bestaande systemen. Zo komen we tot een betere afstemming van beide registratie- en collectiebeheersystemen die bovendien beantwoorden aan de noden van vandaag en morgen. Het gebruik van Erfgoedplus en Erfgoedinzicht is vandaag wijdverspreid onder Vlaamse erfgoedorganisaties.

Hoe kunnen we de twee huidige erfgoeddatabanken integreren en zo tot een betere dienstverlening komen? Daarop probeert meemoo in dit project een antwoord te formuleren, in nauwe samenwerking met zowel het Departement Cultuur, Jeugd en Media (CJM) van de Vlaamse overheid als FARO en Vlaamse Kunstcollectie (VKC). Dit project sluit aan bij de ambitie van de Vlaamse overheid om de digitale transformatie van de cultuursector te stimuleren en een ruimer ecosysteem op te zetten waarin digitale culturele content optimaal bruikbaar, vindbaar en zichtbaar is, zowel voor de cultuursector als daarbuiten.

Onze rol

Op vraag van de Vlaamse overheid ging Delaware in 2019 van start met een studie en veldverkenning. Het resultaat was een raamwerk met een aantal strategische adviezen voor de integratie van de erfgoeddatabanken. Het rapport kan je hier raadplegen.

Vervolgens richtte het Departement Cultuur, Jeugd en Media de Taskforce Digitale Collectieregistratie op, waar meemoo deel van uitmaakt. Samen met vertegenwoordigers van het Departement, FARO, VKC, de erfgoedcellen en musea steken we sindsdien de koppen bij elkaar om de toekomstmogelijkheden voor de erfgoeddatabanken vorm te geven.

Aanpak

Vooronderzoek en projectvoorstel (2019-2021)

Tijdens het vooronderzoek brachten we in drie fases de concrete behoeften, beschikbare opties en knelpunten in kaart, via:

• Een veldbevraging

• Een analyse van de bestaande technische infrastructuur van Erfgoedplus en Erfgoedinzicht

• Het ontwikkelen van een businessmodel op maat van de sector

Het vooronderzoek gebeurde op vraag van het Departement Cultuur, Jeugd en Media en verliep in nauw overleg met de erfgoedsector. De drie fases resulteerden in eindrapporten die je hier kan raadplegen.

Op basis van de bevindingen uit het vooronderzoek gingen we aan de slag met een projectvoorstel. Daarin stelden we voor om de huidige erfgoeddatabanken te integreren naar twee nieuwe systeemtypes:

• een eenvoudig registratiesysteem met vaste invoervelden en beperkte functionaliteiten voor de registratiepraktijk, gericht op collectiehoudende organisaties of niet-professionele gebruikers.

• een flexibel systeem gericht op de processen van collectiebeheer, met collectiebeherende instellingen en professionele gebruikers als doelgroep.

De ontsluiting van het materiaal op Erfgoedplus en Erfgoedinzicht gebeurt momenteel via een eigen webportaal. Voor de nieuwe systeemtypes zou er onderzocht worden of ontsluiting via een gezamenlijk venster mogelijk is. Daarnaast stelt het plan voor om ontsluitingsgerichte API's te voorzien en het voor anderen mogelijk te maken om de data binnen te halen in hun eigen informatiesystemen.

Uitvoering (2021-2024)

Het projectvoorstel werd door de Vlaamse Regering goedgekeurd in het kader van het relanceplan ‘Vlaamse Veerkracht’. Voor de integratie van de erfgoeddatabanken wordt twee miljoen euro vrijgemaakt. Welke fases we voorzien, in nauwe samenwerking met de huidige gebruikers?

Analyse en marktverkenning (2022)

In 2022 zaten wij volop in de analysefase van het project. We bepaalden de functionaliteiten van het nieuwe collectiebeheersysteem en legden de aanvullende diensten vast. Aan de hand van focusgroepen of klankbordsessies werd jij betrokken. Hierna trokken we naar de markt en konden we enkele belangrijke knopen doorhakken, die de scope verder afbakenden. In de diepte in dit voorstel duiken? Dat kan op onze supportomgeving.

Bepalen dienstverleningsmodel en aanbestedingsfase (2023)

Na deze fase vatten we het schrijven van het bestek, en de daaropvolgende aanbestedingsprocedure aan. Dit doen we samen met een werkgroep, bestaande uit potentiële en huidige gebruikers van de twee erfgoeddatabanken. Het aanbestedingsdossier kan je hier inkijken.

Implementatie (2023-2024)

Hierna kunnen we van start met de eigenlijke implementatie van het gekozen systeem.

Eerste datamigraties en uitbouw community (vanaf 2024)

Aansluitend zullen we de eerste datamigraties opstarten en werk maken van het uitbouwen van een community. We zorgen voor de nodige begeleiding van de gebruikers bij de migraties en de ingebruikname van het nieuwe systeem, onder andere via opleidingen en het voorzien van documentatie. Voor meer details verwijzen we je door naar de supportomgeving.

Verdere uitrol en stopzetting huidige databanken (vanaf 2025)

Partners

Dit project kwam tot stand op vraag van het Departement voor Cultuur, Jeugd en Media, in samenwerking met FARO en VKC.

Tijdens de duur van het project streven we steeds naar een goede afstemming met de erfgoedorganisaties voor wie de erfgoeddatabanken bedoeld zijn.