Hoe pakken we duurzame bewaring aan?
Onze archiefinfrastructuur is sinds 2014 operationeel en wordt sindsdien verder uitgebouwd en onderhouden. We archiveren in lijn met open standaarden en het raamwerk van het Open Archival Information System (OAIS). Daarin worden de belangrijkste elementen voor een digitaal archiefsysteem beschreven. Wij onderscheiden daarin drie belangrijke delen van onze werking.
1. Import
Daar begint het natuurlijk allemaal mee. Zowel voor digitale collecties, digitaal geboren materiaal als materiaal uit onze digitaliseringsprojecten worden duidelijke afspraken gemaakt rond de import. Zo leggen we de manier vast waarop bestanden aangeleverd worden en het formaat waarin de levering gebeurt. Tijdens het importeren doen we een hele reeks controles om de correcte archivering van het bestand te waarborgen. Het eindpunt van deze stap is een correct gearchiveerd pakket.
> Benieuwd hoe ons importproces technisch onderbouwd is?
2. Duurzame bewaring
Eens geïmporteerd, staan we in voor de duurzame bewaring van het materiaal van onze partners. Dat doen we door meerdere kopieën verspreid over drie verschillende locaties te bewaren, de integriteit van de verschillende kopieën te waarborgen en over de leesbaarheid van het bestandsformaat te waken. Contentpartners kunnen hun eigen materiaal beheren via het online meemoo-archiefsysteem, door er bijvoorbeeld extra metadata aan toe te voegen of er kwaliteitscontrole op uit te voeren.
> Duurzame bewaring: hoe en waar doen we het?
3. Beheer en hergebruik
Duurzame bewaring is uiteraard geen einddoel. Het beheer en hergebruik van het archiefmateriaal wordt eveneens vanuit het archiefsysteem gefaciliteerd, dit gebeurt door de contentpartner zelf via de beheersoftware. Wanneer meemoo of de contentpartner op grotere schaal aan de slag willen met het archief zijn er technische interfaces beschikbaar die dit mogelijk maken. Via dezelfde interfaces zorgen we ook voor een doorstroming uit het meemoo-archiefsysteem naar platformen als Het Archief voor Onderwijs.
> Lees meer over beheer en hergebruik
Bij al deze processen is de schaal een belangrijke factor. Meemoo verwerkt bestanden voor meer dan 170 contentpartners. Dagelijks kan het archief tot 25 TB groeien en moeten er enkele duizenden stukken gearchiveerd kunnen worden. Daarom zijn alle processen in grote mate geautomatiseerd.
In de hele keten van import tot hergebruik zijn de afspraken die we maken met onze contentpartners van cruciaal belang. In OAIS vinden we een aantal aanbevelingen die betrekking hebben op de relaties tussen de makers en het archiefsysteem, zoals het verkrijgen van een mandaat om bepaalde acties uit te voeren en het bepalen van de formaten waarin data aangeleverd moeten worden. Alle afspraken, gaande van de formaten die ontvangen zullen worden, hoe wij instaan voor duurzame bewaring, de plichten van de contentpartner maar ook de modaliteiten bij een eventuele beëindiging van de samenwerking, worden vastgelegd.