Naar ensembles.org 2.0
M HKA, het Museum van Hedendaagse Kunst Antwerpen, kennen we als huis voor hedendaagse kunst met (inter)nationale uitstraling en broedplaats voor experiment. Voortbouwend op de Antwerpse avant-garde traditie positioneert M HKA zich als pionier in het Vlaamse museumlandschap. Om zijn voortrekkersrol ook digitaal te verankeren zette het museum ensembles.org op. M HKA wil nog meer inzetten op dit platform en stak zijn licht op bij meemoo voor aanbevelingen over de toekomst van ensembles.org.
Ensembles.org is een publiek toegankelijke kennisbank waar multimediale gegevens over items (zoals kunstwerken en archivalia), actoren (zoals kunstenaars, critici en curatoren) en events (zoals tentoonstellingen) verzameld en met elkaar in verband gebracht worden. Zowel museummedewerkers als externe professionals kunnen in ensembles.org relevante data invoeren en verzamelen. De webtool is gericht op het duurzaam digitaal beheer van dit materiaal en legt de verbanden ertussen bloot, waardoor zogenaamde ensembles ontstaan. Deze datasets en inzichten worden publiek beschikbaar gemaakt met als doel de kunst, in al haar facetten, beter te kaderen.
Uitdaging
Om het hoofd te bieden aan de digitale uitdagingen van de toekomst is een herziening van ensembles.org nodig. Vooral op het vlak van duurzaamheid heeft het platform nood aan een upgrade. Enerzijds moet de IT-infrastructuur doorgelicht worden om te achterhalen of bepaalde componenten aan vervanging toe zijn. Anderzijds moet er meer werk gemaakt worden van een duurzame strategie op beleidsmatig vlak. M HKA nam meemoo onder de arm om samen een gericht toekomsttraject uit te stippelen.
Door een loketvraag te stellen kunnen organisaties uit het culturele veld een beroep doen op meemoo’s expertise inzake digitaalerfgoedprocessen. In dit geval gaf de oorspronkelijke loketvraag van M HKA aanleiding tot een betaalde adviesopdracht, omdat het project een specifieke aanpak en intensieve samenwerking vereist.
Onze rol
In dialoog met M HKA formuleerde meemoo aanbevelingen voor het toekomsttraject van ensembles.org. We namen het bestaande kader onder de loep en onderzochten of een migratie naar een ander platform wenselijk is. Dit project bouwt verder op drie van onze kennisdomeinen, nl. digitale strategie, metadata en linked (open) data. Daarnaast zetten we onze expertise rond toegankelijkheid en hergebruik van data in om dit project tot een goed einde te brengen.
Meemoo’s aandeel in dit verhaal was drieledig. Concreet zetten we onze schouders onder:
de opmaak van een (digitale) strategie voor ensembles.org;
een studie van de bestaande en de gewenste IT-infrastructuur;
een actieplan met verschillende scenario’s waarin we concrete acties aanbevelen.
Aanpak
We lichten de drie fases van deze adviesopdracht kort toe:
1. De opmaak van een (digitale) strategie
Om de digitale doelstellingen van ensembles.org te verwezenlijken, zetten we een strategie op poten. We verzamelden input door gedachten uit te wisselen met de medewerkers van M HKA en brachten de noden, ervaringen en gebruikte methodes in kaart. Vervolgens definieerden we de objectieven die we willen bereiken. Hierbij stond duurzaamheid steeds centraal en hielden we ook de volgende vier thema’s voor ogen:
content;
erfgoedgemeenschappen;
inkomsten;
de organisatie.
Om het succes van de strategie te meten, spraken we succesfactoren en indicatoren af.
2. Studie van de IT-infrastructuur
In deze fase namen we de bestaande IT-infrastructuur van ensembles.org onder de loep en onderzochten we hoe die past binnen de opgestelde digitale strategie. Dit gingen we na door de huidige toestand te vergelijken met de gewenste situatie. Daarnaast maten we de gebruiksvriendelijkheid van de webtool aan de hand van een publieksbevraging. Deze stappen vormden de basis voor een voorstel om de infrastructuur te optimaliseren in functie van duurzaamheid en gebruiksgemak.
3. Een helder overzicht van aanbevolen acties
We goten de resultaten van de twee voorgaande onderdelen in een overzichtelijk actieplan, gericht op de korte en middellange termijn. Hierin doen we concrete voorstellen om de opgestelde strategie stapsgewijs te verwezenlijken en bekijken we hoe de IT-infrastructuur dit doel kan dienen. In functie van de haalbaarheid wordt het actieplan opgedeeld in verschillende werkpakketten en worden nieuwe profielen opgesteld voor medewerkers die deze taken tot uitvoering zullen brengen.
Met het publiceren van dit actieplan bereikten we de eindmeet van dit project. Wat begon als een loketvraag eindigde met een concreet plan van aanpak voor de digitale strategie rond ensembles.org.