Archiefbank is het centrale knooppunt voor private archieven in Vlaanderen en Brussel. In het kader van de subsidieronde voor de periode 2019-2023 kregen ze als aandachtspunt mee om de gebruiksvriendelijkheid en toegankelijkheid van de databank te verbeteren. Ze klopten bij meemoo aan voor aanbevelingen met het oog op die verbetering.

Uitdaging

De Archiefbank is een samenwerking tussen heel wat verschillende organisaties. Samen met cultureelerfgoedgemeenschappen en professionele partners zorgen ze ervoor dat private archieven publiek zichtbaar worden en blijven. Archiefbank bevordert het archiefbewustzijn, registreert en ontsluit private archieven in een centrale databank en stimuleert brede valorisering ervan. Gebruiksvriendelijkheid en toegankelijkheid zijn daarbij natuurlijk van cruciaal belang.

Daarom stelde Archiefbank Vlaanderen ons de vraag om hen te adviseren. KADOC is verantwoordelijk voor de achterliggende databank van het platform archiefpunt.be en is ook ons eerste aanspreekpunt m.b.t. de uitvoering van de opdracht. Dit project was een betaalde adviesopdracht.

Onze rol

We riepen focusgroepen van partners en stakeholders samen en stelden met behulp van de bekomen input een digitale strategie op. Als externe partij konden we faciliteren bij het opzetten van een draagvlak tussen de verschillende partijen. Digitale strategie en hergebruik zijn speerpunten van onze werking. Archiefbank rekende dus op onze expertise om dit project tot een goed einde te brengen. Vervolgens bestudeerden we de bestaande infrastructuur, en hoe Archiefbank Vlaanderen, zijn partners en de eindgebruikers die gebruiken. Tot slot stelden we ook een actieplan op dat Archiefbank Vlaanderen in staat moet stellen om trapsgewijs zijn digitale strategie te verwezenlijken.

We hebben hen daarnaast ook geadviseerd bij het schrijven van een subsidieaanvraag voor de implementatie van een aantal acties uit het actieplan. Dat heeft geresulteerd in het project Digitale Architectuur Traject Archiefbank Vlaanderen (DATA).

Aanpak

De betaalde adviesopdracht bestond uit drie onderdelen:

1. De opmaak van een digitale strategie

We maakten een strategie op waarmee de (digitale) doelstellingen van Archiefbank Vlaanderen kunnen worden gerealiseerd. Die objectieven draaien rond 4 thema’s:

  • content;

  • erfgoedgemeenschappen;

  • inkomsten;

  • de organisatie.

Gebruiksvriendelijkheid en toegankelijkheid staan bij de objectieven centraal. We definieerden de noden, ervaringen en gebruikte methodes. Om het succes van de strategie te meten, spraken we succesfactoren en indicatoren af.

>> Lees de digitale strategie op CEST.

2. Studie van de IT-infrastructuur

We bestudeerden de beschikbare IT-infrastructuur van de Archiefbank en hoe die de opgestelde digitale strategie kan dienen. Dat deden we door de huidige situatie én de gewenste situatie te beschrijven. Met een bevraging peilden we naar de gebruiksvriendelijkheid van Archiefbank.be. Op basis van deze stappen formuleerden we mogelijke verbeteringen van de gebruiksvriendelijkheid en toegankelijkheid.

>> Je vindt onze aanbevelingen op CEST.

3. Een overzicht van aanbevolen concrete acties

Zowel voor de korte als middellange termijn hielpen we Archiefbank verder met een actieplan voor de realisatie van de digitale strategie en de inzet van de IT-infrastructuur in functie daarvan. Dit actieplan werd verdeeld in werkpakketten en er werden nieuwe profielen voor de stafleden van Archiefbank gedefinieerd, in functie van de realisatie van de digitale strategie. Dit derde deel van het adviesproject wordt verder uitgewerkt in het DATA-project.

>> Check het actieplan op CEST.

Heb je een vraag?
Contacteer Rony Vissers
Manager Expertise
Heb je een vraag?
Contacteer Bert Lemmens
Medewerker Expertise