Archief Theater aan Zee

Uitdaging

TAZ begon in 1997 als een klein festival met als thuisbasis Oostende. Twintig jaar later barstte het tiendaagse theater- en muziekfestival uit zijn voegen en groeide het uit tot één van de grootste podiumkunstenfestivals van België en Nederland. Het festival was in 2016 zelfs zo groot dat haar geschiedenis nog moeilijk te bevatten viel. Enkel de vaste medewerkers die van meet af aan verbonden waren aan het festival, konden de nodige verbanden leggen naar het verleden. Erg duurzaam was dat uiteraard niet.

Daarom besloot TAZ het eigen archief te verzorgen, het te onderzoeken en het toegankelijk te maken. Zo verzekerden ze een duurzame doorstroom van kennis. Door een selectie van het archief te ontsluiten zullen huidige en toekomstige medewerkers bovendien snel inzicht krijgen in de evolutie van het festival.

De twee sluitstukken van het project Archief Theater aan Zee waren ondersteuning en ontsluiting. Wat is de rol van TAZ in het ondersteunen van beginnende artiesten? En wat met het ontsluiten van hun unieke materiaal naar het brede publiek?

Onze rol

Vanuit onze rol binnen TRACKS helpen we kunstenorganisaties bij de zorg voor hun archief en collecties, door bijvoorbeeld als partner mee te werken aan projecten als Archief Theater aan Zee. Zo delen we onze expertise en bouwen we regelmatig zelf nieuwe expertise op.

PACKED, nu deel van meemoo, droeg in dit project vooral bij aan de ontsluiting van het verleden van TAZ op de speciaal daartoe gebouwde archiefwebsite. Om iedere festivaleditie een eigen gezicht te geven, werden geselecteerde mixed media-items ontsloten via deze website. Wat kan je er vinden? Krantenknipsels, cijfers, dagkranten, affichebeelden, festivalbrochures, fotomateriaal en meer. Als eerste nuttige stap werd een inventaris van de talrijke archiefschatten opgesteld.

Aanpak

Het project Archief Theater Aan Zee was opgedeeld in twee fases. In een eerste fase wilde het project de archief- en collectiezorg onder de loep nemen en voorbereidingen treffen voor de ontsluiting van een selectie van het archief. In fase twee stond de daadwerkelijke valorisering en ontsluiting van dit archief op de agenda.

Fase 1: archiefzorg

Het archief toegankelijk maken voor de eigen organisatie

Voor een goede interne kennisoverdracht besloot Archief Theater Aan Zee een selectie van het eigen archief toegankelijk te maken én de documentstructuur te verfijnen voor huidige en toekomstige werknemers. Door de steeds langere geschiedenis werd het moeilijk om de kennis over het festival bevattelijk te maken voor (nieuwe) medewerkers, aangezien die kennis zowel - vaak onoverzichtelijk - in documenten als in de hoofden van medewerkers verspreid zat. Door het archief toegankelijk te maken kregen werknemers snel inzicht in:

• de evolutie van het festival;

• de diverse kunstenaars die TAZ in het verleden ondersteunde;

• de impact die het festival heeft;

• de waarden en normen die de organisatie uitdraagt;

• specifieke knowhow over de organisatie op zakelijk, artistiek, productioneel en technisch vlak.

Documentatie van projecten van jonge kunstenaars bewaren en toegankelijk maken

Sinds 2008 steunt TAZ jonge kunstenaars met een intense nazorg. Het festival bewaart hogeresolutiefoto’s, een videocaptatie van de voorstellingen, professionele audio-opnames voor startende muzikanten, juryrapporten, recensies en meer. Zo kunnen jonge theatermakers na hun passage op TAZ de volgende stappen in hun carrière zetten.

In 2015 werd deze documentatie voornamelijk ingezet als promomateriaal. Jammer, vond TAZ. Daarom wilden ze hen sensibiliseren om ook proactief aan de slag te gaan met de documentatie van hun werk en het materiaal te zien als een basis voor het opzetten van een archief. Beginnende kunstenaars hebben zelf echter vaak de middelen niet om dit te doen. Daarom stelde TAZ voor al het verzamelde materiaal voorlopig voor hen te bewaren en toegankelijk te maken.

Dit archief met materiaal van jonge kunstenaars werd destijds echter niet in optimale omstandigheden bewaard, en was vatbaar voor schade. TAZ werkt daarom sindsdien aan het voorkomen van schade. Daarnaast leidde TAZ de jonge kunstenaars naar expertisepartners in het erfgoedveld, zoals PACKED (nu meemoo), Het Firmament (nu CEMPER) en toolbox TRACKS. TAZ voerde tenslotte een datacheck uit in de podiumdatabank van het Vlaams Theater Instituut (VTi), nu Kunstenpunt. Voorstellingen of kunstenaars die in deze databank ontbraken, gaven ze door aan VTi om aan te vullen. Zo werden de eerste stappen van jonge beloftes duurzaam bewaard.

Documentatie van laureaten en projecten in opdracht van TAZ bewaren en toegankelijk maken

Daarnaast investeert TAZ jaarlijks in een aantal artistieke projecten. Deze laureaten krijgen een investeringsenveloppe om een nieuwe voorstelling te creëren en worden begeleid en opgevolgd door TAZ. Er wordt ook steeds geïnvesteerd in nieuwe projecten van centrale gasten waar het festival veel vertrouwen in heeft.

TAZ wou het archiefmateriaal dat uit deze werking voortvloeit bewaren en digitaliseren. Het festival heeft hier daarom een selectie van ontsloten en in de kijker gezet op hun archiefwebsite. TAZ wou in dit project in dialoog gaan met de ex-laureaten, kijken hoe zij met hun archief omgaan en hen indien gewenst ondersteunen met hun archiefwerking.

Fase 2: het archief toegankelijk maken voor het publiek

Twintig jaar is niets niks. Het zou voor TAZ dan ook een gemiste kans zijn geweest als het publiek niet betrokken werd in deze jubileumeditie. Een artistieke werkgroep legde zich toe op volgende vraag: welke aspecten van het archief zijn interessant om te ontsluiten in dit jubileumjaar?

Op vlak van publiekswerking gebeurde vervolgens het volgende:

• Het verleden van TAZ werd ontsloten op de TAZ-archiefwebsite. Je kan hier per editie verhalen lezen en beeldmateriaal bekijken.

• Een tentoonstelling werd opgezet. Hierin werden alle aspecten van TAZ belicht.

• De beleving van het festival werd gedocumenteerd. TAZ is namelijk een echt belevingsfestival: iedere bezoeker, artiest, medewerker heeft wel een unieke herinnering. Daarom bood TAZ de mogelijkheid aan om herinneringen te delen op de website. Per jaar werd een herinneringsmuur opgezet.

Partners

Theater aan Zee was coördinator van het project. Andere partners waren:

• meemoo

• Kunstenpunt (toen VTi, Vlaams Theater Instituut)

• CEMPER (toen Het Firmament)

• Stad Oostende, dienst Cultuur