Meemoo's digitale archiefinfrastructuur doorgelicht

De ontwikkeling van een duurzame digitale archiveringsinfrastructuur is een onophoudelijk proces. Het vraagt voortdurende monitoring van veranderende technische mogelijkheden en door nieuwe inzichten en een evoluerende dienstverlening continue bijsturing. Dit assessment is voor meemoo een belangrijke bijdrage in een constant groeiproces en geeft ons de kans fundamentele stappen vooruit te zetten.

Hoe gebeurde het assessment?

Op basis van het Scoremodel Digitale Duurzaamheid en de criteria van het CoreTrustSeal werd de digitale duurzaamheid van onze digitale archiveringsinfrastructuur beoordeeld. Daarnaast werd onze archiveringsinfrastructuur getoetst aan de voorwaarden in CoreTrustSeal, zijnde missie, licenties, continuïteit, ethiek, organisatie, expertise, integriteit en authenticiteit, beoordeling, procedures, preserveringsplan, datakwaliteit, workflows, vindbaarheid, hergebruik, infrastructuur en beveiliging.

Uit een aanbesteding kwam Datable uit de bus als de geschikte partij. We bezorgden hen onze zelfevaluatie via het Scoremodel Digitale Duurzaamheid. Zij voegden deze op hun beurt samen met hun vooronderzoek om onze archiveringsinfrastructuur door te lichten aan de hand van de CoreTrustSeal-criteria. Op basis van die totale beoordeling prioriteerde Datable acties die nodig zijn om de digitale duurzaamheid te verbeteren.

Wat kunnen we concluderen?

Datable concludeert positief dat “meemoo over het algemeen beschikt over een degelijke infrastructuur en de nodige expertise om zijn opdracht naar behoren te vervullen. Deze opdracht wordt ondersteund door een heldere missie en een mandaat van de overheid. Bij de analyse werden geen kritische, structurele tekortkomingen vastgesteld die een onmiddellijke bedreiging vormen voor de bewaring en toegankelijkheid van het digitale materiaal op middellange termijn.”

Verder wilden we op basis van de resultaten uit het assessment concrete actiepunten opstellen. Momenteel prioriteren we alle actiepunten in functie van de bestaande planning voor de komende jaren en van de concrete meerwaarde.

Welke stappen we kunnen zetten?

• De processen en procedures zijn wel gekend door onze medewerkers, maar zijn niet altijd gedocumenteerd in formele processen. We zullen onze visie, strategie en concrete maatregelen daarom samenbrengen en documenteren, bijvoorbeeld in een preserveringsplan.

• Op dit moment maken we ad hoc gebruik van externe expertise. Dit zou structureel verankerd kunnen worden, bijvoorbeeld door een extern adviesorgaan inzake duurzame archivering in het leven te roepen.

• Kwaliteitsvolle metadata is een ander belangrijk topic om op te werken. Voor deze uitdaging staan we niet alleen en een samenwerking met onze contentpartners zal noodzakelijk zijn. Met onze metadataroadmap en projecten rond de inzet van machine learning zetten we belangrijke stappen vooruit.

• Tot slot zijn er uitdagingen op het vlak van auteursrecht, privacy en de vertaling hiervan in metadatalicenties. Het rapport suggereert dat onderzoek rond alignering of afstemming met andere standaarden (bijvoorbeeld Vlaamse datalicenties) een meerwaarde kunnen zijn.