Onze 10 voorstellen voor de digitalisering en archivering van fotocollecties

In 2019 startten we het onderzoek naar hoe een massadigitaliseringstraject van analoge fotocollecties er voor meemoo eventueel zou kunnen uitzien. Dit onderzoek kwam er in functie van de noden in de cultuur-, media- en overheidssector. Na de aanvankelijke terreinverkenning zetten we nu ook een tweede stap: een onderzoek naar de randvoorwaarden en haalbaarheid voor de digitalisering en archivering. Dit resulteerde in tien concrete voorstellen. Dit voorjaar rondden we de tweede fase van dit onderzoekstraject af met de publicatie van het eindrapport.

Uitdaging

De Vlaamse archieven bevatten een aanzienlijk aantal analoge foto’s. Dat leerden we al snel in de eerste fase van ons onderzoeksproject. De verschillende materiaaltypes zijn echter zeer kwetsbaar en bovendien moeilijk toegankelijk in analoge vorm.

Onze rol

Sinds maart 2019 onderzoeken we of en hoe we onze kennis rond massadigitalisering kunnen aanwenden voor de digitalisering van verschillende types foto’s. Veel van onze contentpartners bezitten fotomateriaal, maar momenteel valt de digitalisering hiervan niet binnen ons takenpakket. We kozen er alvast voor de noden in kaart te brengen en vervolgens concrete voorstellen uit te werken.

Aanpak

In fase 1, de terreinverkenning, brachten we de aard, de aantallen, de toestand, de activiteiten en de noden omtrent de analoge fotocollecties van de cultuur-, media- en overheidssector in Vlaanderen in kaart. In het tweede luik van het foto-onderzoek gingen we met deze gegevens aan de slag. We hielden enkele interne brainstorms en gingen in gesprek met experten, digitaliseringsbedrijven en onze contentpartners zelf. Zo konden we toewerken naar mogelijke antwoorden op de bestaande noden.

In de tweede fase onderzochten we hoe we, op basis van enkele vaststellingen, concreet te werk konden gaan. Zo zijn er zeer grote aantallen analoge foto’s aanwezig, zijn deze collecties erg verspreid en is een gedeelte van het materiaal bedreigd. Ook bevinden de collecties zich in verschillende stadia van de procesketen (van identificatie tot ontsluiting) en zijn er al delen gedigitaliseerd, maar is de kwaliteit niet altijd uniform.

10 concrete voorstellen

Vanuit bovenstaande bevindingen werkten we tien concrete voorstellen uit. We deden dit met inspraak van contentpartners en met hulp van experts. De voorstellen reiken oplossingen aan voor kwaliteitsvolle digitalisering en duurzame archivering van de fotocollecties. Daarnaast keken we ook naar de bijkomende randvoorwaarden.

Vijf van de voorstellen zijn concrete digitaliseringsprojecten waarin in totaal ongeveer 8,5 miljoen foto’s van verschillende types worden meegenomen. De andere vijf voorstellen zijn bedoeld voor ondersteuning allerhande. Hieronder verstaan we hulp bij identificatie, selectie, kwaliteitscontrole, metadataverrijking en rechtendocumentatie.

Voor ieder voorstel tonen we aan op welke nood het een antwoord biedt en geven we een antwoord op volgende vragen:

  • Hoe wordt het voorstel ingericht?

  • Wat is de verwachte impact?

  • Wanneer kan het worden uitgevoerd?

  • Wat is het benodigde budget?

  • Wie is de beoogde doelgroep?

De tien voorstellen zijn de volgende:

Voorstel 1

Digitale identificatietool voor fotomateriaal

Voorstel 2

Lageresolutiedigitalisering van bulkcollecties negatieven

Voorstel 3

Lageresolutiedigitalisering van bulkcollecties diapositieven

Voorstel 4

Selectie faciliteren via automatische beeldherkenning op contactvellen

Voorstel 5

Hogeresolutiedigitalisering voor een selectie van fotomateriaal (alle materiaaltypes behalve albums en glasplaten)

Voorstel 6

Hogeresolutiedigitalisering voor fotoalbums

Voorstel 7

Hogeresolutiedigitalisering voor glasplaten

Voorstel 8

Ontwikkeling van een laagdrempelige opensourcetool voor kwaliteitscontrole van gedigitaliseerd beeldmateriaal

Voorstel 9

Toepassen van automatische beschrijvingstechnieken voor metadataverrijking van digitaal beeldmateriaal

Voorstel 10

Integratie van Publiekdomeintool voor documenteren van rechtenstatus

Een uitgebreid antwoord op de vragen over elk van deze tien voorstellen vind je in het eindrapport.

Welke impact zouden deze voorstellen op de betrokken partners hebben?

Van contentpartners veronderstelt de projectaanpak heel wat voorbereidend werk. Denk aan inventarisatie, registratie en logistieke voorbereiding, maar ook selectie en kwaliteitscontrole. Grote delen van hun fotocollecties zouden dankzij deze voorbereidingen op een efficiënte en kwaliteitsvolle manier gedigitaliseerd en duurzaam gearchiveerd kunnen worden. Daarnaast zal foto’s selecteren in het digitale domein heel wat handiger worden.

De impact van een dergelijke structurele uitbreiding van onze dienstverlening zal ook in de meemoo-werking voelbaar zijn. Zo zullen we bestaande systemen, processen en infrastructuur moeten aanpassen, en moeten we nieuwe tools ontwikkelen en onderhouden. De uitbreiding kan ten slotte mogelijk leiden tot nieuwe contentpartners. Dit alles zal zijn invloed hebben op de verschillende deelwerkingen van meemoo.

Inschatting van timing en budget

We stelden een tijdlijn op van alle voorstellen met daarbij een globale budgetinschatting. Alle voorstellen worden gespreid over zeven jaar en voor het gehele project rekenen we 3,5 miljoen euro aan pure projectkost.

We stellen de tien voorstellen voor als een logisch geheel, maar tegelijk willen we ook aantonen dat deze niet samen te nemen of te laten zijn. Er kunnen wel degelijk prioriteiten worden gelegd of grenzen worden afgesproken inzake aantallen, materiaaltypes of aantal betrokken contentpartners. De gevolgen van dergelijke keuzes kunnen zo ook worden uitgewerkt in een concreet uitvoeringsplan. Hopelijk vormen het rapport en de tien voorstellen in die zin het begin van een dialoog tussen het werkveld en het beleid over de uitdagingen van het Vlaamse foto-erfgoed, eerder dan een definitief antwoord daarop.

Partners

Dit project werd begeleid door een stuurgroep, waar we veel feedback van mochten ontvangen. In de stuurgroep zetelen vertegenwoordigers van onze contentpartners en een aantal experts op het vlak van fotoconservatie en fotodigitalisering. De leden zijn Ann Deckers (FOMU Antwerpen), Prof. dr. Frederik Truyen (Katholieke Universiteit Leuven / Photoconsortium), Hilke Arijs (Erfgoedcel Pajottenland-Zennevallei), Koen Van Keer (ADVN / OLAV), Rob Wyse (Vlaamse Kunstcollectie), Rony Vissers (meemoo), Tijs Goethals (Intergemeentelijke archiefdienst Poperinge-Vleteren) en Tom Ruette (Kunstenpunt).

Daarnaast bevroegen we de cultuur-, media- en overheidssector aan de hand van focusgroepen over een aantal ideeën die aan de grond liggen van de tien voorstellen die we binnen deze onderzoeksfase ontwikkelden.

Heb je een vraag?
Contacteer Loes Nijsmans
Projectmanager Digitalisering & Accountmanager