Podiumkunstcollecties verrijken met metadata

Sinds 2016 kunnen organisaties uit de gesubsidieerde kunstensector contentpartner worden bij meemoo. Daarmee hebben ze onder meer toegang tot onze digitaliserings- en archiveringsactiviteiten. Heel wat audiovisueel materiaal uit de sector vond intussen de weg naar ons archiefsysteem. Het Beeldstorm-project deed dat volume verder aandikken.

Uitdaging

Er was één probleem: bij deze digitale videobestanden was er niet meer metadata beschikbaar dan de titel van de voorstelling. Informatie zoals de namen van de cast en de bijdragers ontbreken. Onze contentpartners vragen om die informatie manueel te gaan aanvullen is heel tijdrovend.

Gelukkig is er de Kunstenpuntdatabank. Naast contentpartner van meemoo is Kunstenpunt ook het steunpunt voor de kunstensector. Jarenlang al verzamelen zij data over podiumproducties in Vlaanderen en maken ze die beschikbaar via de Kunstenpuntdatabank.

Onze rol

Een koppeling leggen tussen hun databank en ons archiefsysteem was dus een logische stap om onze contentpartners het manuele invullen van die metadata te besparen. Door een verrijking van de metadata wordt het materiaal ook beter doorzoekbaar via meemoo-platformen zoals Catalogus Pro of Het Archief.

Aanpak

Deze koppeling tussen beide systemen werd uitgerold in 2018. Sindsdien is het mogelijk om bepaalde metadata eenmalig ‘over te zetten’ vanuit de Kunstenpuntdatabank naar het meemoo-archiefsysteem. Die overzetting gebeurt per organisatie op vraag van de podiumkunstenorganisatie zelf. Om de metadata over te zetten, moet er in het metadatamodel in het meemoo-archiefsysteem een link worden gelegd naar de Kunstenpuntdatabank.

Op basis van die link kan Kunstenpunt de koppeling van de metadata activeren en worden de metadata overgezet in de velden Maker en Bijdrager (denk aan acteurs, dansers, choreografen, regisseurs). De metadata worden op dat moment in de juiste velden gezet in het meemoo-metadatamodel en zijn na 24u ook beschikbaar en doorzoekbaar op de meemoo-platformen.

Het gaat dus om een eenmalige overzetting en geen synchronisatie tussen beide systemen. Dat betekent dat de metadata niet automatisch worden geüpdatet in het meemoo-archiefsysteem als ze worden aangepast in de Kunstenpuntdatabank. Op lange termijn is dit geen duurzame manier van werken. Een automatische koppeling zou meer opportuun zijn, maar is vandaag nog niet mogelijk. Er zijn gesprekken gaande tussen Kunstenpunt en meemoo over een langetermijnoplossing.

Om het overzicht te bewaren, wordt er vandaag enkel een koppeling gelegd met items die vanuit het Beeldstorm-project zijn binnengestroomd in het meemoo-archiefsysteem. Wanneer er op termijn een stabielere oplossing komt, kunnen we meteen terugvinden voor welke items deze koppeling geüpdatet moet worden.

Was je organisatie betrokken in het Beeldstorm-project en wil je je metadata verrijken? We zetten een supportartikel op met een stappenplan en screencasts.

Partners