Een kopie in de cloud: waarom en hoe?
Sinds onze oprichting bewaren we beeld en geluid van onze contentpartners op verschillende fysieke locaties. Maar wat kan cloudopslag betekenen in termen van kostenefficiëntie? We zochten het uit: specifiek voor de back-up van de lageresolutiekopie zorgt het naast een reductie in directe kosten ook voor minder operationele overhead.
Om de veiligheid van het beeld en geluidsmateriaal van onze contentpartners te garanderen, bewaren we verschillende kopieën op verschillende locaties. Door hogeresolutiekopieën op te slaan zorgen we dat de allerbeste kwaliteit duurzaam bewaard wordt. Perfect én noodzakelijk om ze zo voor de eeuwigheid te bewaren, maar niet geschikt om snel te raadplegen over het internet. Daarom bewaren we ook lageresolutiekopieën, kleine afgeleide bestanden die geschikt zijn om te streamen naar de platformen van onze contentpartners of naar onze platformen zoals Het Archief voor Onderwijs en Catalogus Pro.
Van die lageresolutiekopieën worden twee kopieën op twee locaties bewaard. Concreet werd tot nu een kopie in ons datacenter in Gent bewaard en eentje in Oostkamp. Eén kopie is actief en kan meteen opgevraagd worden. De andere kopie is niet actief en dient als back-up als de actieve kopie verloren gaat. Belangrijk is dat die laatste wel snel actief gemaakt kan worden als de eerste kopie bijvoorbeeld opgaat in een brand.
Wat is er nieuw?
Technologie staat niet stil, dus houden we de vinger aan de pols wat betreft nieuwe opslagoplossingen. Cloudopslag is er daar één van en houdt in dat je data niet opslaat op servers die je zelf koopt en operationeel houdt, maar dat je de opslag afneemt als dienst van een derde partij. Dat betekent dat je zelf niet meer instaat voor de aankoop van servers, hosting en de operationele opvolging ervan. Een belangrijk voordeel is bovendien de elasticiteit die dat oplevert: bij cloudopslag betaal je wat je gebruikt, en hoef je dus ook niet op voorhand hardware of software aan te kopen voor de voorziene groei. De opslag (en de kost) groeien mee met de groei van het archief.
Om te bekijken of dit voor ons een functionele én economische meerwaarde zou betekenen, werd de prijs van opslagdiensten in de cloud vergeleken met die van ons eigen opslagsysteem. De conclusie was dat de cloudoplossingen in de meeste gevallen duurder uitkomen dan opslag in de eigen datacenters, behalve in één specifiek geval: de back-up van de lageresolutiekopie.
Daarbij zijn manipulaties op het materiaal beperkt. Een goede zaak, aangezien elk gebruik of manipulatie van een bestand een prijs heeft.
We kunnen de kosten drukken door bestanden die niet actief gebruikt worden, te migreren naar een goedkoper type archiefopslagdienst. Die bestanden zijn dan niet langer onmiddellijk beschikbaar, maar kunnen eenvoudig opnieuw geactiveerd worden.
In het scenario dat voorligt, gaan we er van uit dat die tweede kopie als back-up fungeert en na 30 dagen migreert naar goedkopere opslag. In een verdere analyse werd vervolgens berekend wat de impact zou zijn als meemoo deze backup zou moeten gebruiken: kunnen alle bestanden snel genoeg teruggezet worden en is de kost in dat geval aanvaardbaar? Zelfs als we rekening houden met het slechtste scenario waarbij we de bestanden van deze back-up allemaal één keer moeten activeren, wat onwaarschijnlijk is in een periode van vier jaar, leidt dit type cloudopslag tot afdoende besparing om de stap te zetten.
Na deze stap trokken we opnieuw een paar conclusies rond het gebruik: de activatie van de kopie leidt uiteraard tot een belangrijke meerkost, maar deze blijft binnen de grenzen van het aanvaardbare. Bovendien kan meemoo beslissen om bepaalde collecties die snel terug online moeten niet te laten migreren naar het tweede type opslag, waardoor ze gewoon ten allen tijde onmiddellijk beschikbaar zijn. We gingen er dus mee aan de slag.