2018 in 't kort

Elke dag wordt er nieuw beeld- en geluidsmateriaal gemaakt. Mooi, bijzonder of alledaags houden ze het heden en het verleden vast en daarom willen we het zo goed mogelijk bewaren én verder verspreiden. In 2018 namen we daar opnieuw enkele belangrijke stappen in, die we hier voor je samenvatten.

Dit jaar keken we terug op vijf jaar VIAA, maar ook de toekomst ziet er geweldig uit,” volgens directeur Nico Verplancke. “Met PACKED en Lukas samen onder één dak kunnen we onze dienstverlening verder versterken.”

Ons zesde werkingsjaar in zes hoogtepunten

20 februari: We vieren onze vijfde verjaardag met partners, stakeholders en collega’s in het stripmuseum in Brussel. Het moment om terug te blikken op vijf jaar hard werk, toffe momenten en goede resultaten.

5 maart: Ons Digital Video-avontuur begint met een uitgebreid onderzoek naar de bijzonderheden van de dragers. Het overzetten van het digitale signaal wordt een nieuwe uitdaging voor ons team.

14 maart: Na duchtige voorbereidingen in 2017, lanceren we Catalogus Pro. Vanaf nu kunnen onze content partners ontdekken wat er in elkaars archief (en het VIAAarchiefsysteem) zit en het meteen bekijken of beluisteren.

31 maart: Zoals voorzien ronden we de import van het bestaande (digitale) VRTarchief af. Sinds juli 2016 was deze goed voor 4 PB in totaal.

28 september: Sven Gatz, Vlaams minister van Cultuur, maakt bekend dat VIAA vanaf 2019 de werkingen van PACKED en Lukas onder zijn vleugels neemt. Dat betekent dat we drie maanden hebben om de fusie administratief voor te bereiden. Spannende maanden voor de drie organisaties.

27 oktober: Op Werelddag van het Audiovisueel Erfgoed lanceren we Kenjedrager.be. Hiermee ontdek je welke audiovisuele dragers je in je bezit hebt en geven we tips om ze te bewaren of digitaliseren.

Wat hebben we bereikt in 2018?

2018 was een jaar van verandering: we verhuisden, lanceerden twee platformen en we ontvingen het nieuws van een nakende fusie. Maar wat betekende dat voor jou als gebruiker van één van onze platformen, als partner of als stakeholder?

Voor jou als gebruiker

Iedereen die onbekende tapes, schijfjes of cassettes op zolder heeft liggen, kan vanaf 2018 terecht op Kenjedrager.be. Op die website ontdek je welk beeld en geluid in jouw archief zit én geven we je tips voor een goede bewaring en digitalisering. De voorbije jaren verzamelden we heel wat kennis in verschillende digitaliseringsprojecten, die we hier nu gebundeld hebben.

Als leerkracht kon je ook in 2018 gebruik maken van Het Archief voor Onderwijs om je lessen te ondersteunen met filmpjes en geluidsfragmenten. Ons aantal gebruikers groeide met 20% naar 56.000 accounts. Leerkrachten en leerkrachten-inwording kregen er onder meer toegang tot KLAAR, een online programma van VRT NWS dat in samenwerking met VIAA en Smartschool complexe en actuele thema’s in heldere taal naar de klas brengt. Ook aan het vernieuwde Nieuws in de Klas droegen we bij.

Gebruikers van het onderwijsplatform werden in 37 regionale workshops en 66 workshops op aanvraag wegwijs gemaakt. Eind 2018 werden onze samenwerkingen met vijf educatieve uitgeverijen positief geëvalueerd. Een goede zaak, want zo kunnen we onze partnerships met Averbode, Die Keure, Pelckmans, Plantyn en VAN IN verlengen. Meer cijfers lees je hieronder:

Ik ben blij dat we met ons team ook in 2018 mooie groeicijfers van Het Archief voor Onderwijs kunnen voorleggen en actualiteit in de klas blijven brengen,” legt Karen Vander Plaetse, manager Interactie, uit. “Bovenop de ontwikkeling van een handige tool waarmee iedereen zijn audiovisuele schatten kan identificeren, zetten we ook onze eerste stappen in linked data met de kranten van Nieuws van de Groote Oorlog.”

In 2018 verrijkten we namelijk de krantencollectie Nieuws van de Groote Oorlog met linked data, op Het Archief, ons overkoepelende merk voor het grote publiek. Hierdoor konden we namen van slachtoffers uit de Namenlijst van het In Flanders Fields Museum koppelen aan onze oorlogskranten. Geen idee wat je daaronder moet verstaan? We leggen het haarfijn uit én je kan er ook zelf mee aan de slag.

Lees in drie techblogs hoe.

Om enkele parels van filmpjes van onze content partners te bekijken, kon je op viaa.be terecht. Daar publiceerden we videofragmenten uit de oude doos die we je niet kunnen onthouden. Wat denk je van deze vakantie met afgeronde hoekjes of deze magische homevideo? Dit en ander VIAA-nieuws verspreidden we ook via 4 nieuwsbrieven.

Om dit allemaal met respect voor jouw privacy en persoonsgegevens te kunnen doen, voerden we een grondig onderzoek uit naar de noden en prioriteiten rond de GDPR-wetgeving binnen VIAA. Zo kwam er een aangepaste cookie- en privacyverklaring en werd waar nodig opnieuw toestemming gevraagd voor het versturen van nieuwsbrieven.

Voor jou als partner

Met 151 waren ze eind 2018, de content partners die hun audiovisueel materiaal aan ons toevertrouwen. Om hen allemaal op de hoogte te houden van de manieren waarop we dat materiaal digitaliseren, duurzaam bewaren en opnieuw ontsluiten, organiseerden we in 2018 acht workshops, een partnerevent en verstuurden we verschillende partnernieuwsbrieven en direct mailings.

De samenwerking met onze partners is heel belangrijk voor ons,” zegt ook Debbie Esmans, VIAA’s manager Beleid en Strategie. “Hen informeren over onze werking en plannen, hen betrekken bij onze projecten en wegwijs maken in onze tools en platformen is iets dat we elke dag proberen waar te maken. In 2018 deden we dit ook voor zeven nieuwe content partners."

In dat kader bracht ons vlijtige team accountmanagement verschillende plaatsbezoeken en organiseerde het intakegesprekken met de nieuwe partners.

We digitaliseerden

Volgens onze nieuwste cijfers zetten we in 2018 een goede 72.000 dragers om in duurzame bestandsformaten.

Sinds 2013 digitaliseerden we al meer dan 400.000 dragers van zo'n 40 verschillende types,” vat manager Digitalisering Brecht Declercq samen. “Al zeggen we het zelf, het blijven indrukwekkende cijfers, ook in internationaal perspectief."

  • Met behulp van twee internationale stagiairs konden we de digitale transfer voorbereiden van twee boeiende en uitdagende dragertypes: Digital Videoformaten en optische schijven als cd en dvd(-r).

  • We bleven kwartduims audiotape, Betacam SX, VHS, lak- en schellakplaten en de door azijnsyndroom aangetaste film digitaliseren.

  • De digitalisering van 22 weinig voorkomende dragertypes werd succesvol afgerond.

  • Er werd een extra hoeveelheid VCR gedigitaliseerd.

  • De projecten rond audiocassette, U-Matic en Betacam SP werden verlengd.

Meer digitaliseringscijfers uit 2018 vind je hier.

Digitaliseren is niet iets wat we alleen doen. Onze partners registreerden het voorbije jaar samen bijna 85.000 dragers - dat zijn er gemiddeld bijna 400 per werkdag. Daarna vertrekken de dragers naar het digitaliseringsbedrijf dat via een openbare aanbesteding is geselecteerd. Die dossiers vind je overigens hier. We hopen dat ze een vertrekpunt kunnen zijn voor andere erfgoedbeheerders en geïnteresseerde digitaliseringsbedrijven, nationaal én internationaal.

We archiveerden

2018 was een jaar met alweer veel zaken om trots op te zijn. Als ik er twee mag uitpikken, het materiaal in ons archiefsysteem groeide met 30%. Het resultaat van veel inspanningen over de hele organisatie,” somt Matthias Priem, manager Archivering, op. “Ik ben ook heel trots op de samenwerking met het Industriemuseum, die hun digitale collectie bij ons archiveerden en die - mede dankzij onze infrastructuur - meteen ter beschikking kunnen stellen op hun nieuwe website.”

2018 was goed voor 2,5 PB gearchiveerd materiaal. Dat is 2,5 miljoen GB of 2,5 miljard MB - reken dat maar eens om naar je eerste MP3-speler. Hiermee bewaarden onze content partners op 31 december 2018 10,5 PB in ons archiefsysteem. Die groei kunnen we toeschrijven aan drie bronnen. Het materiaal dat we voor onze content partners digitaliseren, komt nadien in het VIAA-archiefsysteem terecht wat maandelijks goed is voor ook ongeveer 100 TB (in 2018 was dit vooral VHS, film en Betacam). Als tweede hebben we het materiaal van VRT. In maart werd de import van het bestaande VRT-archief afgerond (goed voor 240 TB) terwijl dagelijks ook nieuw geproduceerd materiaal van VRT geïmporteerd wordt (maandelijks ongeveer 100 TB). Een derde bron is de instroom van digitaal geboren materiaal. Dat is inhoud die al als digitaal bestand bij onze content partners aanwezig is, maar in het VIAA-archiefsysteem geïmporteerd wordt voor duurzame bewaring.

In 2018 voerden we enkele pilootprojecten uit om inzicht te krijgen in de manier waarop digitale collecties momenteel bewaard worden bij onze content partners. Daarmee legden we de basis om deze werking op te schalen door tools te voorzien, een projectstructuur en -aanpak op te zetten en door een opleidingstraject vorm te geven voor deelnemende content partners. Deze instroom heeft vooral in absoluut aantal items een groot aandeel. In 2018 stegen we van 3 miljoen items naar bijna 4 miljoen. 897.000 items hiervan stammen uit digital born collecties. In 2018 zetten we onder meer een pilootproject op met het vernieuwde Industriemuseum, met erfgoedcel k.ERF voor hun krantencollectie en met regionale omroep Focus-WTV voor de dagelijkse instroom van hun videomateriaal. Meer cijfers over archivering lees je hier.

We maakten materiaal beschikbaar

Om content partners niet alleen toegang tot hun eigen archief, maar ook een blik in dat van hun collega’s te geven, lanceerden we in maart Catalogus Pro. Op dit platform kunnen partners elkaars audiovisueel materiaal bekijken, elkaar eenvoudig contacteren met vragen, hun eigen publiekswerking verruimen en hun archief- en collectiewerking verder optimaliseren. Als content partner kan je je account aanvragen bij VIAA.

Natuurlijk kunnen content partners van VIAA ook hun eigen gedigitaliseerde en bij VIAA bewaarde materiaal inzetten in hun werking. Het vernieuwde Industriemuseum zet zo ook beeld en geluid dat bij ons bewaard wordt in op zijn website. Zo blijft het beeld en geluid niet in ons archiefsysteem maar kan het de wijde wereld in.

Hoe hebben we dit aangepakt?

Los van vervangingen, werden in 2018 geen nieuwe medewerkers aangeworven bij VIAA. We verzetten bergen met onze 23 vaste medewerkers (headcount, geen VTE) en medewerkers met contracten van beperkte duur. Daarbij kunnen we onze stagiairs, vrijwilligers en gedetacheerde leerkrachten niet genoeg bedanken voor hun bijdrage. Vanaf 2019 komen er door de fusie nog een aantal gemotiveerde zielen bij, maar ook de opdracht van VIAA wordt hierdoor een stuk breder.

Gelukkig namen we in april al de beslissing om te verhuizen naar een ruimer gebouw en kunnen we iedereen dus een zitplaats blijven aanbieden. In september namen we onze intrek in onze nieuwe kantoren op de Kleindokkaai, vlakbij Gent Dampoort. Met meer ruimte en een locatie dichter bij het station, zijn we helemaal klaar voor nieuwe workshops en trainingen.

2018 was voor VIAA ook het jaar waarin we hard werkten aan een strategisch plan voor de komende vijf jaar. Dit werk doen we in 2019 deels over in het licht van de fusie met PACKED en Lukas, al kunnen we wel verder bouwen op het in 2018 geleverde werk. Simultaan werd in 2018 aan het decretale kader van VIAA gewerkt, dat in maart 2019 leidde tot de goedkeuring van de beheersovereenkomst tussen de Vlaamse overheid en VIAA. Een mooie bekroning op het werk van de afgelopen jaren.

De middelen om onze opdracht uit te voeren

Voor niets gaat de zon op. Om de digitalisering van die duizenden dragers, de duurzame bewaring op drie locaties en het ontsluiten via verschillende platformen mogelijk te maken, ontving VIAA subsidies van de departementen Cultuur en Onderwijs van Vlaamse overheid. In 2018 waren die samen goed voor 4.565.182 euro. Bij die subsidie kwam nog een bedrag van 41.066 euro door de kostenbijdrage van content partners en 17.569 euro voor diensten die buiten de samenwerkingsovereenkomst met content partners vallen.

Een belangrijke uitgave zijn de personeelskosten die goed zijn voor 1.795.733 euro. Daarnaast zijn vooral de drie pijlers van VIAA’s werking belangrijke posten: digitalisering besteedde 1.512.221 euro, archivering 904.932 euro en interactie 364.116 euro. Uitgaven voor marketing en communicatie waren goed voor 73.121 euro. Er werd geïnvesteerd in het Catalogus Pro-platform en in rapportering en integratie voor 86 813 euro. Na verrekening van provisies, financiële lasten en opbrengsten en btw boekte VIAA een beperkt negatief resultaat van 3.879 euro.

Volle kracht vooruit

2018 was een jaar waar we tevreden op terugblikken. Er is heel wat werk verzet en enkele puzzelstukken voor 2019 werden al klaargelegd. Want 2019 wordt volle kracht vooruit, met drie organisaties en een gemotiveerd team.

Blijf je graag bij? Volg ons dan op Facebook, LinkedIn en Twitter en schrijf je in op onze nieuwsbrief.