Hoe pakken we een digitaliseringsproject aan?

1. Inventarisering

De contentpartner inventariseert het materiaal dat gedigitaliseerd dient te worden. Bij een structurele inventarisatie voor een specifieke drager of sector gebeurt dit vaak in samenwerking met partners zoals CINEMATEK en andere Vlaamse expertisecentra en steunpunten. De cijfers die in deze fase verzameld worden, zijn nog niet exact maar geven wel al voldoende richting aan.

2. Aanbesteding

Aan de hand van de inventaris schatten wij de prioriteiten en omvang van de digitaliseringsprojecten in. Hierbij houden we rekening met de mate waarin bepaalde dragertypes bedreigd zijn en onze beschikbare middelen. Indien nodig verkennen we ook de markt.

Hierna gaan we over tot de aanbestedingsprocedure, waar wij we het aanbestedingsdossier uitschrijven met de procedure, de technische bepalingen en allerlei bijlagen. We consulteren daarbij internationale experts en onze eigen contentpartners. Na een zorgvuldige analyse van de kandidaten en hun offertes met een jury van experten, stellen we een extern digitaliseringsbedrijf aan voor de digitalisering van het materiaal.

De aanbesteding gebeurt steeds in samenwerking met de betrokken contentpartners en onafhankelijke experten. De kosten van de digitalisering worden gedragen door meemoo. Aanbestedingsdossiers van voorbije projecten kan je hier raadplegen.

3. Bundeling

Door materiaal van dezelfde dragertypes te groeperen die bij verschillende contentpartners bewaard worden, zijn wij in staat om per digitaliseringsproject de kosten te drukken zonder in te boeten aan kwaliteit.

4. Uitvoering

In overleg met de betrokken contentpartners en het digitaliseringsbedrijf bereiden we het logistieke proces voor. De contentpartners registreren hun dragers in het meemoo-registratiesysteem en verpakken ze, zodat het digitaliseringsbedrijf de dragers kan ophalen. De digitalisering gebeurt met aandacht voor kwaliteit en volgens technische standaarden, omschreven in het bestek. Na afloop worden de dragers terugbezorgd aan de contentpartners, en bewaren wij de gedigitaliseerde bestanden in het meemoo-archiefsysteem.

5. Kwaliteitscontrole

Na de aanlevering van gedigitaliseerde bestanden volgt de kwaliteitscontrole. Die gebeurt op drie manieren: het digitaliseringsbedrijf heeft zijn eigen interne kwaliteitscontroleprocessen, meemoo voert een aantal automatische controles uit tijdens de instroom van het materiaal en onze contentpartners staan in voor de manuele controle op hun eigen beeld en geluid.

6. Evaluatie

Tijdens het hele registratie- en digitaliseringsproces wordt een grote hoeveelheid data verzameld. Niet alleen over de dragers zelf, maar ook over hoe de digitalisering verlopen is. Op het einde van het project analyseren we deze data en gieten we ze in een overzichtelijk eindrapport dat beschikbaar is voor iedereen.

>> Naar onze eindrapporten

Voor elke digitaliseringsstap houden we bovendien bij wie welke actie heeft uitgevoerd, op welk moment, met welke apparatuur en met welk resultaat. Zo hebben we overzicht over het hele proces en kunnen we bijsturen waar nodig. Contentpartners kunnen dit volgen in het registratiesysteem.