Archiefmateriaal in de leeszaal

Archiefmateriaal samen met onze contentpartners toegankelijk maken: het is één van de zaken waar meemoo voor staat. Daarom onderzoeken we nu hoe contentpartners het materiaal uit het meemoo-archiefsysteem veilig toegankelijk kunnen maken voor hun eigen bezoekers. 

Uitdaging

Onze contentpartners zijn een diverse groep organisaties in cultuur, media en overheid. Ze hebben verschillende publiekswerkingen en beschikken niet allemaal over een leeszaal. We spreken dus over de mogelijkheid archiefmateriaal intra muros toegankelijk te maken, eerder dan ‘in de leeszaal’. Een uitdaging wordt om het materiaal gebruiksvriendelijk toegankelijk te maken, rekening houdend met de verschillende noden en verwachtingen rond deze tool. 

Onze rol

Sommige partners hebben al eigen systemen om materiaal toegankelijk te maken. Om partners die vandaag geen tool hebben of die meer functionaliteiten willen dan waar ze nu over beschikken te helpen, willen we een tool lanceren waarmee ze hun materiaal ter beschikking kunnen stellen aan hun eigen bezoekers. 

Aanpak

We bereidden ons het afgelopen jaar voor met een sessie op het partnerevent, waaraan 12 contentpartners deelnamen, en met een uitgebreide bevraging onder onze partners. De bevraging werd in december 2019 uitgestuurd en liep tot eind februari. 28 contentpartners vulden de bevraging in. De respondenten bestonden voornamelijk uit archieven en musea, maar er namen ook vijf podiumkunstenorganisaties, een erfgoedcel, een erfgoedbibliotheek en de openbare omroep deel. Daarmee is de breedte van onze contentpartners wel vertegenwoordigd.

In grote lijnen vroegen we naar:

  • de aanwezigheid van een leeszaal en huidige faciliteiten;

  • de potentiële gebruikers van de leeszaaltool;

  • de mogelijke verhouding van de leeszaaltool tegenover de andere systemen en platformen van meemoo, met name het meemoo-archiefsysteem, Het Archief en Catalogus Pro;

  • de gewenste functionaliteiten. Wat zijn de noden en verwachtingen van de contentpartners ten opzichte van deze tool?

  • de toegangsrechten. Is er bijvoorbeeld een voorkeur voor login of niet?

Zo gebeurt het vandaag

Ongeveer de helft van de respondenten geeft aan in huis nog geen toegang te kunnen geven tot hun digitale collecties. Zo kan ook het audiovisueel materiaal dat in het meemoo-archiefsysteem is opgeslagen, nog niet toegankelijk gemaakt worden. De meerderheid van deze partners ziet dit graag anders in de toekomst. Contentpartners die wel over een leeszaal beschikken en toegang bieden tot hun digitale collecties, doen dit nu op uiteenlopende manieren. Ze doen dit via hun website, interne catalogi, het meemoo-archiefsysteem, Vimeo, door materiaal klaar te zetten op het bureaublad of via een leeszaal-pc.

Hier willen onze contentpartners naartoe

Bij de vraag “Wie zou er gebruik maken van de leeszaaltool in jouw organisatie” kunnen we een onderscheid maken tussen interne en externe gebruikers:

  • De externe gebruikelijke groepen zoals wetenschappelijk onderzoekers, studenten, privé-personen en collega-instellingen scoren hoog.

  • Ook intern gebruik scoort hoog. Men denkt vnl. aan interne medewerkers zonder collectietoegang, zoals publieks- en onderzoeksmedewerkers.

Grafiek 1: Verwachte gebruikers van de leeszaaltool.

Gevraagd naar de belangrijkste functionaliteiten is het antwoord duidelijk: gebruiksvriendelijkheid en een goede zoekfunctie zijn cruciaal. Slechts twee respondenten geven aan dat het voor hen niet belangrijk is om al het archiefmateriaal te tonen. Denk bijvoorbeeld aan digitaal fotomateriaal dat ook bij meemoo bewaard wordt.

Respondenten willen ook analyses kunnen maken van gegevens i.v.m. het gebruik van de leeszaaltool, zoals aantal gebruikers, populaire zoektermen of meest geraadpleegde materiaal.

Grafiek 2: Gewenste functionaliteiten van de leeszaaltool.

Dat de leeszaaltool interne medewerkers moet toelaten om materiaal in lage resolutie te downloaden, is een must-have voor de helft van de respondenten. Downloads voor leeszaalbezoekers lijken minder prioritair, al is hier wel verdeeldheid over.

Toegankelijkheid van de tool buiten de leeszaal, is voor sommige respondenten erg belangrijk, voor anderen weer helemaal niet. Het aanduiden van favorieten en collecties in de kijker kunnen zetten, zijn duidelijke nice-to-have’s. Fragmenten aanmaken in de tool heeft geen prioriteit.

Grafiek 3: Gewenste toepassingen van de leeszaaltool.

Bovenstaande grafiek is duidelijk: de belangrijkste reden om de leeszaaltool aan te bieden, is om leeszaalbezoekers met een specifieke vraag, zelf op zoek te laten gaan in het archiefmateriaal.

Met de resultaten van deze bevraging gaan we nu aan de slag. In het najaar van 2020 komt de werkgroep die het traject begeleidt voor de eerste keer samen. Die werkgroep bestaat uit contentpartners die tijdens het partnerevent en de bevraging hun interesse in dit traject geuit hebben. De ontwikkeling van de tool is voorzien vanaf het najaar 2020 en loopt door in 2021.

Heb je vragen over de leeszaaltool? Sarah beantwoordt ze met plezier.

Heb je een vraag?
Contacteer Sarah Eloy