Archiefmateriaal in de leeszaal
Archiefmateriaal samen met onze contentpartners toegankelijk maken: het is één van de zaken waar meemoo voor staat. Daarom onderzochten we hoe contentpartners het materiaal uit het meemoo-archiefsysteem veilig toegankelijk kunnen maken voor hun eigen bezoekers.
Uitdaging
Onze contentpartners zijn een diverse groep organisaties in cultuur, media en overheid. Ze hebben verschillende publiekswerkingen en beschikken niet allemaal over een leeszaal. We spreken dus over de mogelijkheid archiefmateriaal intra muros toegankelijk te maken, eerder dan ‘in de leeszaal’. Het is een uitdaging om het materiaal gebruiksvriendelijk toegankelijk te maken, rekening houdend met de verschillende noden en verwachtingen rond deze tool.
Onze rol
Sommige partners hadden op het moment van de bevraging al eigen systemen om materiaal toegankelijk te maken. Om partners die geen tool hadden of die meer functionaliteiten wilden dan waar ze over beschikten te helpen, lanceren we een tool waarmee ze hun materiaal ter beschikking kunnen stellen aan hun eigen bezoekers.
Aanpak
We bereidden ons in 2019 voor met een sessie op het partnerevent, waaraan 12 contentpartners deelnamen, en met een uitgebreide bevraging onder onze partners. De bevraging werd in december 2019 uitgestuurd en liep tot eind februari 2020. 28 contentpartners vulden de bevraging in. De respondenten bestonden voornamelijk uit archieven en musea, maar er namen ook vijf podiumkunstenorganisaties, een erfgoedcel, een erfgoedbibliotheek en de openbare omroep deel. Daarmee is de breedte van onze contentpartners wel vertegenwoordigd.
In grote lijnen vroegen we naar:
de aanwezigheid van een leeszaal en huidige faciliteiten;
de potentiële gebruikers van een tool gebaseerd op de intra-muroswetgeving;
de mogelijke verhouding van zo'n tool tegenover de andere systemen en platformen van meemoo, met name het meemoo-archiefsysteem, hetarchief.be en Catalogus Pro;
de gewenste functionaliteiten. Wat zijn de noden en verwachtingen van de contentpartners ten opzichte van deze tool?
de toegangsrechten. Is er bijvoorbeeld een voorkeur voor login of niet?
Zo gebeurt het vandaag
Ongeveer de helft van de respondenten gaf aan in huis nog geen toegang te kunnen geven tot hun digitale collecties. Zo kon ook het audiovisueel materiaal dat in het meemoo-archiefsysteem is opgeslagen, nog niet toegankelijk gemaakt worden. De meerderheid van deze partners zag dit graag anders in de toekomst. Contentpartners die op het moment van de bevraging wel over een leeszaal beschikten en toegang boden tot hun digitale collecties, deden ditop uiteenlopende manieren. Ze deden dit via hun website, interne catalogi, het meemoo-archiefsysteem, Vimeo, door materiaal klaar te zetten op het bureaublad of via een leeszaal-pc.
Hier willen onze contentpartners naartoe
Bij de vraag “Wie zou er gebruik maken van een intra-murostool in jouw organisatie” kunnen we een onderscheid maken tussen interne en externe gebruikers:
De externe gebruikelijke groepen zoals wetenschappelijk onderzoekers, studenten, privé-personen en collega-instellingen scoren hoog.
Ook intern gebruik scoort hoog. Men denkt vnl. aan interne medewerkers zonder collectietoegang, zoals publieks- en onderzoeksmedewerkers.
Grafiek 1: Verwachte gebruikers van de intra-murostool.
Gevraagd naar de belangrijkste functionaliteiten is het antwoord duidelijk: gebruiksvriendelijkheid en een goede zoekfunctie zijn cruciaal. Slechts twee respondenten gaven aan dat het voor hen niet belangrijk is om al het archiefmateriaal te tonen. Denk bijvoorbeeld aan digitaal fotomateriaal dat ook bij meemoo bewaard wordt.
Respondenten wilden ook analyses kunnen maken van gegevens i.v.m. het gebruik van de intra-murostool, zoals aantal gebruikers, populaire zoektermen of meest geraadpleegde materiaal.
Grafiek 2: Gewenste functionaliteiten van de intra-murostool.
Dat deze tool interne medewerkers moet toelaten om materiaal in lage resolutie te downloaden, was een must-have voor de helft van de respondenten. Downloads voor leeszaalbezoekers lijken minder prioritair, al is hier wel verdeeldheid over.
Toegankelijkheid van de tool buiten de leeszaal, was voor sommige respondenten erg belangrijk, voor anderen weer helemaal niet. Het aanduiden van favorieten en collecties in de kijker kunnen zetten, zijn duidelijke nice-to-have’s. Fragmenten aanmaken in de tool heeft geen prioriteit.
Grafiek 3: Gewenste toepassingen van de intra-murostool.
Bovenstaande grafiek is duidelijk: de belangrijkste reden om de intra-murostool aan te bieden, is om leeszaalbezoekers met een specifieke vraag, zelf op zoek te laten gaan in het archiefmateriaal.
Met de resultaten van deze bevraging gingen we verder aan de slag. Er werd een werkgroep opgericht met contentpartners die tijdens het partnerevent en de bevraging hun interesse in dit traject geuit hebben. Die werkgroep werd nauw betrokken bij de analyse van de tool, die uiteindelijk de bezoekertool gedoopt is. De lancering van de bezoekertool is voorzien in de eerste helft van 2022.