Sterke toename van het aantal vragen naar advies en ondersteuning

We ontvangen deze vragen via verschillende kanalen: per e-mail, via telefoon, via persoonlijke ontmoetingen of via het contactformulier op de PACKED- en TRACKS-website.

Welke vragen ontvangen we?

Sommige loketvragen kunnen we gemakkelijk en snel behandelen. Enkele voorbeelden van de afgelopen weken hebben betrekking op bv.

• het afspelen van IFO-bestanden;

• de organisatie van een Wikipediaschrijfsessie;

• de auteursrechten van de maker van een gefotografeerd object;     

• de beschikbaarheid van laagdrempelige, gratis beeldbewerkingssoftware.

We ontvingen recent ook nieuwe loketvragen rond trainingen; dergelijke aanvragen vergen uiteraard meer voorbereidingstijd. Denk bijvoorbeeld aan een training rond  

• het verrijken van data;

• het gebruik van Open Refine voor dataschoning;

• het gebruik van Wikimediaplatformen zoals Wikipedia, Wikidata en Wikimedia Commons om data en content op een vrije manier toegankelijk te maken.

Bovendien gaan we ook aan de slag met een reeks ‘complexere’ loketvragen. Vaak vereisen ze (uitgebreid) advies en ondersteuning op maat. Ze monden dikwijls uit in een volwaardig en langlopend project. Recent ontvingen we zo enkele vragen i.v.m.

• de begeleiding van een traject om een digitale strategie uit te tekenen en om digitale infrastructuur te verbeteren en te vernieuwen;

• de realisatie van enkele projecten die onderdeel zijn van de uitbouw van een online platform;

• het voorbereiden van datasets en foto’s voor upload op Wikidata en Wikimedia Commons, de eigenlijke upload en visualisering ervan;

• de opmaak van offertevragen voor digitalisering en de kwaliteitscontrole bij ontvangst van de digitaliseringsresultaten.

De behandeling van sommige loketvragen neemt een lange tijd in beslag, zeker wanneer deze bijkomende vragen naar advies en ondersteuning met zich meebrengen. Een eenvoudige vraag naar contactgegevens van digitaliseringsbedrijven is zo vaak slechts het beginpunt in een langere keten van vragen naar advies en ondersteuning. Denk bijvoorbeeld aan de vraag naar ondersteuning bij de opmaak van een offertevraag, de gunning van de digitaliseringsopdracht en de kwaliteitscontrole van de digitaliseringsresultaten. Een dergelijk proces kan meerdere maanden of zelfs jaren beslaan. 

Van wie ontvangen we vragen?

De loketvragen die we ontvangen, zijn afkomstig van verschillende doelgroepen:

• collectiebeherende erfgoedorganisaties (bv. musea, culturele archieven, erfgoedbibliotheken);

• cultuurproducenten (bv. kunstenorganisaties);

• intermediaire organisaties (bv. culturele organisaties met een dienstverlenende rol);

• (andere leden van) erfgoedgemeenschappen;

• overheden (bv. lokale overheden en Vlaamse overheid); 

• ICT-experten (bv. bedrijven die ICT-diensten leveren aan culturele organisaties).

Meer dan de helft van de vragen die we ontvangen komen van collectiebeherende instellingen die een structurele werkingssubsidie ontvangen van de Vlaamse overheid. Een tweede grote groep vragen is afkomstig van kunstenorganisaties en individuele kunstenaars; in 2018 was meer dan 35% van de ontvangen loketvragen uit de kunstensector afkomstig uit de podiumkunstensector. Ook het aantal vragen dat we ontvangen van overheden of instellingen die nauw verbonden zijn met een overheid (bv. stadsarchieven) en van onderzoeks- en onderwijsinstellingen is significant. Wat de geografische spreiding betreft, zijn meer dan 90% van alle loketvragen afkomstig uit grote centrumsteden zoals bv. Antwerpen, Brussel, Brugge, Gent, Kortrijk, Leuven en Mechelen. Opmerkelijk is het zeer lage aantal loketvragen uit de provincie Limburg.   

Is het advies altijd gratis?

Onze werking wordt gesubsidieerd door de Vlaamse overheid; daardoor kunnen we de meeste loketvragen gratis behandelen als onderdeel van onze basisdienstverlening. Wanneer het beantwoorden van de loketvraag echter een grote tijdsinvestering vraagt en wanneer deze gebeurt op maat zonder dat het resultaat of de opgedane expertise herbruikbaar is, overstijgt het advies en ondersteuning onze basisdienstverlening. Voor het beantwoorden van dergelijke loketvragen wordt een financiële vergoeding afgesproken.