Digitaal archiveren

Looptijd

januari 2014 - december 2017

Preforma: validatietools voor erfgoedinstellingen

Bij digitalisering wil je controleren of de bestandsformaten van de opgeleverde bestanden valide en correct leesbaar zijn, en dat ook voor de lange termijn blijven. Daarvoor moeten ze strikt voldoen aan de specificaties die van het bestandsformaat vereist worden. Gelukkig bestaan hiervoor validatietools of conformance checkers.

Het Preforma-project had als doel om zo’n tools te ontwikkelen voor de meest gangbare archiveringsformaten. Door hieraan bij te dragen, willen we erfgoedinstellingen ondersteunen bij hun langetermijnbewaringsbeleid.

Uitdaging

Erfgoedinstellingen bewaren steeds meer digitale bestanden voor de lange termijn. De duurzaamheid van die digitale bestanden staat of valt met het archiveringsformaat dat je gebruikt én of dat formaat voldoet aan de standaarden. Die conformiteit wordt vaak echter niet gecontroleerd door degene die de bestanden aanmaakt noch door degene die ze bewaart.

Daarom wilden van 2014 tot 2017 de deelnemende partijen in het Preforma-project een aantal tools ontwikkelen. Niet zomaar tools, voor meemoo en de andere projectpartners was het belangrijk dat die tools:

  • gratis;

  • open source;

  • gebruiksvriendelijk;

  • voor een brede gemeenschap van erfgoedinstellingen bruikbaar;

  • en geschikt zijn voor de validering van populaire archiveringsformaten als TIFF (voor digitale foto's en scans), PDF/A (voor digitale documenten) en MKV/ FFV1 (voor digitale video).

De belangrijkste doelstelling van Preforma was om erfgoedinstellingen de volledige controle te geven over de technische eigenschappen van de bestanden die ze moeten bewaren. Door samen met verschillende erfgoedinstellingen de noden en vragen rond deze tools van nabij te bekijken, kon de software op hun maat ontwikkeld worden.

Aanpak

Om dit te realiseren, werkten we in Preforma samen met erfgoedorganisaties, onderzoeksinstellingen en bedrijven. Het Zweedse National Archives coördineerde het project, waar in totaal 15 partners uit 9 Europese landen aan meewerkten, met een regenboog aan vaardigheden en expertises.

De aanpak die werd gehanteerd voor de ontwikkeling van de tools was die van een precommercial procurement, waarbij onderzoek en ontwikkeling van nieuwe innovatieve oplossingen worden ingekocht voor ze commercieel beschikbaar zijn. Het achterliggende idee daarbij is dat ontwikkelaars door de vraagzijde worden uitgedaagd om innovatieve oplossingen te ontwikkelen voor de behoeften van de publieke sector en er een eerste klantreferentie wordt geboden waarmee ontwikkelaars concurrentievoordeel op de markt kunnen creëren. De aanpak stelt openbare aanbesteders in staat alternatieve oplossingsbenaderingen te vergelijken en de best mogelijke oplossingen te selecteren die de markt kan bieden om in de publieke behoefte te voorzien. Wij gingen de uitdaging aan om de aanbesteding tot een goed einde te brengen.

De aanpak die werd gehanteerd voor de ontwikkeling van de tools was die van een precommercial procurement, waarbij onderzoek en ontwikkeling van nieuwe innovatieve oplossingen worden ingekocht voor ze commercieel beschikbaar zijn. Het achterliggende idee daarbij is dat ontwikkelaars door de vraagzijde worden uitgedaagd om innovatieve oplossingen te ontwikkelen voor de behoeften van de publieke sector en er een eerste klantreferentie wordt geboden waarmee ontwikkelaars concurrentievoordeel op de markt kunnen creëren. De aanpak stelt openbare aanbesteders in staat alternatieve oplossingsbenaderingen te vergelijken en de best mogelijke oplossingen te selecteren die de markt kan bieden om in de publieke behoefte te voorzien. Wij gingen de uitdaging aan om de aanbesteding tot een goed einde te brengen.

Onze rol

Wij namen in Preforma deel in verschillende taken. Zo droegen we een steentje bij in het projectmanagement en de communicatie van het project, en waren we verantwoordelijk voor het inhoudelijke luik van de aanbestedingsprocedure. We waren betrokken bij het definiëren van de opdracht voor de (kandidaat)ontwikkelaars en de evaluatie van de resultaten.

Onze grootste bijdrage was in het uitwerken van de functionele vereisten van de validatietools. Dit houdt in:

  • een assessment van de workflow bij het instromen van bestanden bij erfgoedinstellingen, met bijzondere aandacht voor de identificatie- en validatieprocedures. We identificeerden de leemten in die procedures en formuleerden de noden die erfgoedinstellingen hierbij ervoeren;

  • gebruiksscenario’s ontwikkelen om identificatie en validatie te verbeteren bij instroom;

  • de vereiste referentie-implementaties definiëren voor die preserveringsformaten die de erfgoedinstellingen hadden gevraagd;

  • de functionele vereisten definiëren voor de individuele implementaties van validatietools;

  • een analyse van de bestaande oplossingen.

Partners

  • Preforma was een Pre-Commercial Procurement project mede-gefinancierd door de Europese Commissie.

  • Riksarkivet (SE)

  • Meemoo (BE)

  • Promoter Srl (IT)

  • Fraunhofer IDMT (DE)

  • University of Skovde (SE)

  • University of Padua (IT)

  • Netherlands Institute for Sound and Vision (NL)

  • KIK-IRPA (BE)

  • Greek Film Centre (GR)

  • Local Government

  • Management Agency (IE)

  • SPK (DE)

  • Ajuntament de Girona (ES)

  • Estonian Ministry of Culture (EE)

  • Kungliga Biblioteket (SE)