Doorlichtingstrajecten archief voor kunstenorganisaties

Uitdaging

Muziek- en podiumorganisaties die meerjarig gesubsidieerd worden binnen het Kunstendecreet moeten rekening houden met de basiszorgrichtlijnen voor archiefzorg. Veel organisaties botsen daarbij op vragen. Daarom werkten we samen met CEMPER een archiefdoorlichtingstraject uit, als verlengstuk van de TRACKS-werking.

TRACKS is een instrumentenkoffer die kunstenaars en kunstenorganisaties helpt bij de zorg voor hun archief en collecties. Het is een samenwerking tussen meemoo, Letterenhuis, CEMPER, CKV, Kunstenpunt, VAi, Archiefbank Vlaanderen, AMVB, FARO en het Departement Cultuur, Jeugd & Media.

Onze rol

Wij staan beheerders van digitaal erfgoed binnen de kunstensector bij met goede raad. Ons doel is om hen te ondersteunen met de nodige kennis en tools. Zo kunnen zij hun taak op een zo goed mogelijke manier uitvoeren. Dit doen we zowel ad hoc op basis van een concrete vraag, als via een een ruimer archiefdoorlichtingstraject. In het laatste geval nemen we samen met CEMPER de hele archiefwerking onder de loep.

Wijzelf bieden in dit project onze expertise rond digitaal erfgoed aan en staan de organisaties vooral bij op vlak van de digitale aspecten van archiefzorg. CEMPER richt zich dan weer op algemene en analoge kwesties.

Aanpak

We begonnen met deze doorlichtingstrajecten in 2015. Vanaf 2021 starten we ieder jaar twee trajecten op. Welke podiumkunsten- en muziekorganisaties het doorlichtingstraject in het verleden zoal doorliepen? We lijsten het voor je op.

Vorm van het traject en timing

De basisrichtlijnen voor archiefzorg vormen het vertrekpunt van de doorlichtingstrajecten. We zetten steeds een groepstraject op dat een aantal maanden loopt. Zo kunnen de kunstenaars en kunstenorganisaties in groep ervaringen uitwisselen over de uitdagingen van archiefzorg. Door het traject te spreiden over enkele maanden kunnen we meer in de diepte werken en betere resultaten bereiken. De deelnemers worden zich bovendien meer bewust van het belang van archiefzorg in de gehele sector.

Het opzet van het traject

Aan de hand van een vragenlijst maken we een stand van zaken op. Hoe gaan de deelnemende organisaties om met de verschillende aspecten van archiefzorg? We werken vanuit de praktijk naar de theorie en leggen vier deadlines op, waarbij de organisaties tussentijdse feedback krijgen. Tijdens en na afloop van het traject bepalen we welke acties de organisaties kunnen ondernemen en waaraan ze prioriteit moeten geven.

Het archiefdoorlichtingstraject bestaat uit de volgende stappen:

• een voorbereidende opdracht voor de organisaties;

• een startbijeenkomst;

• het invullen van een vierdelige vragenlijst met tussentijdse vragenuurtjes op basis waarvan we een stand van zaken van de archiefwerking opmaken;

• plaatsbezoeken bij de organisaties door meemoo en CEMPER;

• een afsluitende bijeenkomst;

• verdere opvolging.

Partners

We organiseren deze trajecten in samenwerking met CEMPER.