Privacyverklaring archief

Wij digitaliseren, bewaren en ontsluiten heel wat archiefmateriaal. Dit materiaal bevat vaak ook persoonsgegevens. De privacywetgeving voorziet een afwijkend regime voor persoonsgegevens die te vinden zijn in (digitale) archiefbestanden die een archiefinstituut zoals meemoo ontvangt voor permanente bewaring.

Wij hechten veel belang aan de veiligheid en vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens die wij verwerken. Met deze verklaring willen we graag duidelijk en transparant zijn over wat er gebeurt als we jouw persoonsgegevens verwerken omdat ze voorkomen in archiefbestanden die aan ons overgedragen worden.

Dit privacybeleid heeft dus geen betrekking op de persoonsgegevens die wij verwerken naar aanleiding van de communicatie of interactie die wij met jou hebben. Hierop is ons algemeen privacybeleid van toepassing.

Juridische context

De Europese wetgever heeft in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) geprobeerd om een evenwicht te vinden tussen het behoud van het collectieve geheugen en de bescherming van persoonsgegevens. Zo zijn er op een aantal bepalingen (artikelen 5, 9, 14 en 17) van de AVG afwijkingen voorzien voor onder meer verwerkingen met het oog op archivering in het algemeen belang.

Artikel 89 van de AVG voorziet vervolgens ook een uitzonderingsregime voor verwerkingen van persoonsgegevens met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden. Op grond van dit artikel kunnen de lidstaten afwijken van een aantal rechten die de AVG aan betrokkenen toekent.

Ons land maakte gebruik van deze mogelijkheid in de artikelen 186 e.v. van de Belgische federale wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (hierna ‘wet van 30 juli 2018’).

Doelbinding

Eén van de prominente principes in de AVG is ’doelbinding’. Persoonsgegevens mogen in principe enkel voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden worden verzameld en mogen vervolgens niet verder verwerkt worden op een met die doeleinden onverenigbare wijze.

Voor (verdere) verwerkingen met het oog op archivering in het algemeen belang voorziet de AVG echter een uitzondering. Wanneer persoonsgegevens verwerkt worden met het oog op archivering in het algemeen belang, dan wordt dit niet als onverenigbaar met de oorspronkelijke doeleinden beschouwd.

Opslagbeperking

Ook op het principe van de opslagbeperking is er een uitzondering voor archivering. Artikel 5, eerste lid, e), van de AVG stelt dat persoonsgegevens die voorkomen in overgemaakte archiefbestanden voor langere perioden kunnen worden opgeslagen, voor zover de persoonsgegevens louter met het oog op archivering in het algemeen belang verwerkt worden. Meemoo bewaart de overgedragen archiefstukken met als doel het behoud van het cultureel erfgoed in Vlaanderen, en valt dus onder deze uitzondering.

Informatieplicht

Op grond van artikel 14 van de AVG moet een verwerkingsverantwoordelijke bepaalde informatie verstrekken aan de persoon wiens persoonsgegevens verwerkt worden, wanneer deze persoonsgegevens niet bij de persoon zelf verkregen zijn. Dit hoeft echter niet wanneer het om persoonsgegevens gaat die voorkomen in overgemaakte archiefbestanden (artikel 14, vijfde lid, b), AVG).

Gezien de grote hoeveelheden archiefbestanden die worden overgebracht naar meemoo, zou het individueel informeren van alle betrokkenen een onmogelijke opgave worden en onevenredig veel inspanningen vergen. Wel informeren wij transparant over ons privacybeleid in deze publieke verklaring.

Rechten van betrokkenen

Meemoo heeft als kerntaak en decretale opdracht om materiaal te digitaliseren, het digitale materiaal duurzaam te archiveren en het te ontsluiten. De digitalisering van bedreigd materiaal krijgt hierbij prioriteit. Deze kerntaak heeft als doel de toegankelijkheid van het voornoemde materiaal te verwezenlijken en maatschappelijk te valoriseren ten aanzien van bepaalde doelgroepen zoals bijvoorbeeld het onderwijs en het wetenschappelijk onderzoek. Meemoo archiveert dit materiaal dan ook in het algemeen belang.

De rechten van betrokkenen wiens persoonsgegevens in overgebrachte archieven voorkomen, kunnen in het kader van archivering in het algemeen belang en op grond van artikel 89 AVG en de wet van 30 juli 2018 worden beperkt.

Indien de betrokkenen hun rechten onbegrensd zouden kunnen uitoefenen, dan zou dit de authenticiteit en integriteit van ons gearchiveerde materiaal ernstig in het gedrang brengen. Bovendien zou dit onze archiveringstaak met het oog op de duurzame bewaring en ontsluiting van dit materiaal (dat tot het erfgoed van Vlaanderen behoort) ernstig kunnen belemmeren. Om die redenen zijn afwijkingen op de rechten van betrokkenen geoorloofd.

Heel concreet betekent dit het volgende voor jouw rechten:

  • Inzagerecht: je kan ons vragen om na te kijken en uitleg te krijgen of, en op welke manier jouw persoonsgegevens worden verwerkt, tenzij we jouw verzoek niet kunnen inwilligen omdat het onredelijk is. Aangezien meemoo grote hoeveelheden persoonsgegevens verwerkt die door andere organisaties zijn verzameld, is het voor ons vaak onmogelijk en ook niet nodig om te weten wiens persoonsgegevens daarin worden bewaard.

  • Correctierecht: indien je meent dat jouw persoonsgegevens onvolledig of niet (langer) juist zijn, zullen wij geen aanpassingen doen aan de archiefbestanden die wij bewaren om de authenticiteit en integriteit van deze archiefbestanden te bewaken.

  • Recht om vergeten te worden: aangezien wij archiefbestanden verwerken op grond van een taak van algemeen belang, kan je dit recht niet uitoefenen. Wij hebben de decretale taak de overgemaakte archiefbestanden duurzaam te bewaren, wat ook inhoudt dat deze integraal dienen bewaard te worden.

  • Recht op beperking van de verwerking: je kan vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens op te schorten van zodra en zolang er twijfel zou bestaan over de juistheid of legitimiteit, of wanneer je een bezwaar hebt ingediend. Loutere bewaring door meemoo blijft echter toegestaan. De permanente bewaring van archiefbestanden met het oog op archivering in het algemeen belang kan ook niet tijdelijk opgeheven worden.

  • Recht op overdraagbaarheid van gegevens: je hebt niet het recht om meemoo te vragen om jouw persoonsgegevens die wij verwerken met het oog op de archivering in het algemeen belang aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen. Deze persoonsgegevens verwerken wij namelijk niet op grond van jouw toestemming of de uitvoering van een overeenkomst met jou.

  • Recht op bezwaar: je kan in principe een bezwaar maken tegen de verwerkingen van jouw persoonsgegevens die wij doen in de uitvoering van onze taak van algemeen belang. Dit bezwaar zullen wij echter, in overeenstemming met artikel 21, 1, AVG, niet kunnen inwilligen. De uitoefening van dit recht door één betrokkene zou immers alle archiefverwerkingen die wij verrichten en archiefdiensten die wij leveren (bestanden bewaren, digitaliseren, inventariseren, ontsluiten etc.) onmogelijk maken.

Verspreiden van persoonsgegevens

Volgens de voorwaarden die vervat zitten in de artikelen 205 en 206 van de wet van 30 juli 2018 kunnen wij sommige persoonsgegevens die we verwerken met het oog op archivering in het algemeen belang naar derden toe verspreiden. Dit betekent dat wij bepaald archiefmateriaal (waarin persoonsgegevens voorkomen) bijvoorbeeld online mogen publiceren.

Wij kunnen niet-gepseudonimiseerde gegevens verspreiden wanneer voldaan is aan minstens één van deze voorwaarden:

  • De betrokkene heeft zijn toestemming verleend.

  • De gegevens zijn door de betrokkene zelf openbaar gemaakt.

  • De gegevens hangen nauw samen met het openbare of historische karakter van de betrokkene.

  • De gegevens hangen nauw samen met het openbare of historische karakter van de feiten waarbij de betrokkene betrokken was.

In de andere gevallen zullen wij enkel gepseudonimiseerde gegevens verspreiden, met uitsluiting van bijzondere categorieën van persoonsgegevens (art. 9.1 AVG).

Mededelen van persoonsgegevens

Volgens de voorwaarden die vervat zitten in de artikelen 207 en 208 van de wet van 30 juli 2018 kunnen wij persoonsgegevens die we verwerken met het oog op archivering in het algemeen belang ontsluiten naar geïdentificeerde derden.

Deze artikelen bepalen dat, wanneer er niet minstens één van deze vier gevallen van toepassing is op de persoonsgegevens in een archiefbestand, de verwerkingsverantwoordelijke in bepaalde gevallen extra maatregelen moet nemen:

  • De betrokkene heeft zijn toestemming verleend.

  • De gegevens zijn door de betrokkene zelf openbaar gemaakt.

  • De gegevens hangen nauw samen met het openbare of historische karakter van de betrokkene.

  • De gegevens hangen nauw samen met het openbare of historische karakter van de feiten waarbij de betrokkene betrokken was.

Wanneer geen van de vier bovenstaande gevallen aan de orde is, dan verplicht de wet meemoo om er als verwerkingsverantwoordelijke op toe te zien dat de geïdentificeerde derde geen digitale kopie kan maken van het ontsloten archief wanneer:

  • het om persoonsgegevens gaat bedoeld in de artikelen 9.1 en 10 van de AVG; of

  • de overeenkomst tussen de verantwoordelijke voor de oorspronkelijke verwerking en de verantwoordelijke voor de verdere verwerking dat verbiedt; of

  • die reproductie de veiligheid van de betrokkene in het gedrang kan brengen.

Wij voldoen aan deze wettelijke verplichting door in de gebruikersvoorwaarden van onze eigen ontsluitingsplatformen op te leggen dat de geïdentificeerde derden het archiefmateriaal niet mogen exporteren zodat dit materiaal buiten de afgeschermde omgeving van het platform wordt gebruikt en/of opgeslagen.

Uitoefening van rechten en klachten

Wij zullen jouw aanvragen behandelen binnen de 30 kalenderdagen. Indien je aanvraag complex is of we te veel aanvragen tegelijk moet behandelen, dan kan de termijn met 60 dagen worden verlengd. We hebben ook een functionaris voor de gegevensbescherming die je kan contacteren via privacy@meemoo.be. Indien je vindt dat meemoo onvoldoende gevolg heeft gegeven aan je aanvraag, dan kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit of de Vlaamse Toezichtcommissie.