Telewerk: tools om online samenwerking te vergemakkelijken
19 mrt 2020
De coronamaatregelen hebben de werking van heel wat organisaties overhoop gehaald. Op aandringen van de overheid werken we allemaal zo veel mogelijk thuis. Heb jij daar al ervaring mee of ben je nog op zoek naar manieren om dit telewerken zo efficiënt mogelijk te maken? Wij delen drie tools die bij meemoo voor een vlotte samenwerking vanop afstand zorgen.
De tool die onmisbaar is voor contact met de collega’s is Slack. Slack is een chattool waarvan de basisversie gratis is en waarmee je zowel één-op-ééngesprekken met je collega’s kan voeren via chat of video, als in groep rond een bepaald onderwerp of in een bepaald team kan communiceren. Handigheidje in Slack (maar wel een betalende feature): wanneer je een video-call doet met meerdere personen zie je niet alleen de persoon die aan het woord is maar ook de andere personen die het gesprek volgen.
“Waar we normaal één keer per week fysiek samenkomen met team archief, bellen we nu elke ochtend even kort via Slack. We delen dan de stand van zaken en taken op onze planning. Zo blijven we op de hoogte van elkaar en onze werking.”
Door de chatfunctie in Slack (één-op-één of in groep) kunnen we ook snel en foutloos online informatie zoals URLs en IDs met elkaar delen. Zo hoeven we de mailbox niet te overbelasten. Als er iets niet helemaal duidelijk is kunnen we bovendien vlot ons beeldscherm delen met de andere personen in het gesprek. Een echte aanrader om snel op dezelfde golflengte te zitten of om iets uit te leggen. Lees hier meer over in het Slack helpcenter.
Een gratis alternatief voor videocommunicatie met meerdere personen is Google Meet. Heb je een Google-account voor bv. Gmail, dan kan je ook hiermee aan de slag. Google Meet is makkelijk in gebruik, je kan presentaties delen tijdens de meeting en mensen kunnen ook met een telefoon inbellen wanneer een computer even niet bij de hand is. Wij gebruiken het vaak voor vergaderingen met mensen buiten meemoo, gezien je geen Google-account nodig hebt om deel te nemen aan een videocall.
Een derde gratis tool waarmee wij vanop afstand eenvoudiger samenwerken is Google Drive. Ook hier kan je met een Google-account tegelijk met verschillende collega’s in één tekstdocument, spreadsheet of presentatie werken. Een tip van onze collega’s: “wij gebruiken vooral Google Doc, zelfs tijdens conference calls. Zo kan je eenvoudig je notities tijdens een online overleg bijhouden en ziet iedereen wat de afspraken zijn”. Ook dit artikel kwam tot stand in een Google Doc. Zo konden we gemakkelijk suggesties en opmerkingen toevoegen van op afstand.
Google Drive, Google Meet/Hangouts en Slack zijn de tools die wij gebruiken, maar uiteraard zijn er nog andere (zoals Teams, Zoom) die jouw organisatie evenzeer kunnen ondersteunen in het telewerken. Ga zeker op zoek naar wat best bij jullie noden past!