Een nieuwe toekomst voor de Vlaamse erfgoeddatabanken

Beschikt jouw organisatie over een eigen erfgoedcollectie, dan is de kans groot dat je gebruik maakt van de registratie- en collectiebeheersystemen Erfgoedplus of Erfgoedinzicht. Deze van oorsprong provinciale erfgoeddatabanken bevinden zich sinds 2018 onder Vlaamse vleugels. Sindsdien wordt er gezocht naar een manier om de bestaande systemen te integreren. Lees hier wat er al gebeurd is én wat er nog op de planning staat.

Uitdaging

De erfgoeddatabanken werden oorspronkelijk door de provincies opgezet als instrument voor de registratie en het beheer van erfgoedcollecties. Erfgoedplus was een samenwerking tussen de provincie Limburg, Vlaams-Brabant en de stad Leuven. Erfgoedinzicht was dan weer in handen van de provincies Oost- en West-Vlaanderen. In 2018 werd de bevoegdheid over deze erfgoeddatabanken overgedragen naar Vlaanderen. Sindsdien streeft de Vlaamse overheid naar een integratie van de bestaande systemen.

Vandaag is het gebruik van Erfgoedplus en Erfgoedinzicht nog steeds wijdverspreid onder Vlaamse erfgoedinstellingen. Donnet, een derde erfgoeddatabank opgericht door de provincie Antwerpen, is sinds 2019 niet meer in beeld. Om continuïteit in registratie te waarborgen, werden alle data van de Antwerpse kerkfabrieken overgezet naar Erfgoedplus. Ook de data van de kerkfabrieken uit Erfgoedinzicht migreren daarnaartoe.

Hoe kunnen we de twee huidige erfgoeddatabanken integreren en zo tot een betere dienstverlening komen? Daarop probeert meemoo in dit project een antwoord te formuleren, in nauwe samenwerking met zowel het Departement Cultuur, Jeugd en Media (CJM) van de Vlaamse overheid als FARO en Vlaamse Kunstcollectie (VKC). Dit project sluit aan bij de ambitie van de Vlaamse overheid om de digitale transformatie van de cultuursector te stimuleren en een ruimer ecosysteem op te zetten waarin digitale culturele content optimaal bruikbaar, vindbaar en zichtbaar is, zowel voor de cultuursector als daarbuiten.

Onze rol

Op vraag van de Vlaamse Overheid ging delaware in 2019 van start met een studie en veldverkenning. Het resultaat was een raamwerk met een aantal strategische adviezen voor de integratie van de erfgoeddatabanken. Het rapport kan je hier raadplegen.

Vervolgens richtte CJM de Taskforce Digitale Collectieregistratie op, waar meemoo deel van uitmaakt. Samen met vertegenwoordigers van het Departement, FARO, VKC, de erfgoedcellen en musea steken we sindsdien de koppen bij elkaar om de toekomstmogelijkheden voor de erfgoeddatabanken vorm te geven.

Aanpak

Vooronderzoek (2019-2020)

Tijdens het vooronderzoek brachten we in drie fases de concrete behoeften, beschikbare opties en knelpunten in kaart:

  • Om een beeld te krijgen van de verwachtingen en noden van de sector maakten we tijdens fase 1 werk van een veldbevraging. We bevroegen vijf focusgroepen met vertegenwoordigers uit de brede cultureelerfgoedsector.

  • Tijdens fase 2 voerden we een analyse uit van de bestaande technische infrastructuur van Erfgoedplus en Erfgoedinzicht. We onderzochten bovendien hoe we deze systemen op korte en middellange termijn operationeel kunnen houden.

  • Fase 3 bestond uit het ontwikkelen van een businessmodel op maat van de sector, gebaseerd op de resultaten van fase 1 en 2.

Het vooronderzoek gebeurde op vraag van CJM en verliep in nauw overleg met de erfgoedsector. De drie fases resulteerden in drie eindrapporten, die je hier kan raadplegen.

Voorstel (2021)

Op basis van de bevindingen uit het vooronderzoek gingen we aan de slag met een concreet projectvoorstel. Daarin legden we vast dat de huidige erfgoeddatabanken plaats zullen maken voor twee verschillende systemen:

  • een inflexibel systeem met vaste invoervelden en beperkte functionaliteiten. Deze module stelt de registratiepraktijk centraal en is vooral gericht op collectiehoudende organisaties of niet-professionele gebruikers.

  • een flexibel systeem gericht op de processen van collectiebeheer, met collectiebeherende instellingen en professionele gebruikers als doelgroep. Naast een basismodel zal een meer flexibele versie voorhanden zijn die uitbreidbaar is en de mogelijkheid tot doorontwikkeling biedt.

De systemen zullen generieke registratie- en beheerworkflows ondersteunen die voor het grootste deel van de organisaties van toepassing zijn. Daarnaast zullen ze functionaliteiten aanbieden die relevant zijn voor de meeste gebruikers. Ook aanvullende diensten, afgestemd op specifieke noden en verwachtingen van de gebruiker, zijn mogelijk. Deze vereisen wel aparte businessmodellen.

Het kostenplaatje

We streven naar een redelijk en haalbaar betaalmodel, waarbij we rekening houden met de financiële draagkracht van de gebruikers. Iedereen zal financieel bijdragen aan de basisdiensten. Wie bijkomende diensten wil gebruiken of op aanvullende doorontwikkelingen aanstuurt, zal hiervoor een extra bijdrage betalen.

Ontsluiting

De ontsluiting van het materiaal op Erfgoedplus en Erfgoedinzicht gebeurt momenteel via een eigen webportaal. Voor de nieuwe modules onderzoeken we of ontsluiting via een gezamenlijk venster mogelijk is. Daarbij kijken we eerst en vooral of bestaande initiatieven zoals Het Archief en erfgoedkaart.be een uitkomst kunnen bieden.

We zetten volop in op uitwisselbaarheid. Dit doen we o.a. door ontsluitingsgerichte API's te voorzien en het voor anderen mogelijk te maken de data binnen te halen in hun eigen informatiesystemen. Hierdoor kunnen gebruikers zelf met deze data aan de slag, bijvoorbeeld op hun eigen website of via lokale erfgoedwebsites.

Wat met de huidige systemen?

Zolang de nieuwe modules in ontwikkeling zijn blijven Erfgoedplus en Erfgoedinzicht operationeel. Pas wanneer de nieuwe systemen in werking zijn én wanneer de migratie van alle data achter de rug is, zullen de huidige databanken en hun webportalen uitgedoofd worden. De verwachting is nu dat dit eind 2024 zal gebeuren.

Uitvoering (2021-2024)

Het projectvoorstel werd door de Vlaamse Regering goedgekeurd in het kader van het relanceplan ‘Vlaamse Veerkracht’. Voor de integratie van de erfgoeddatabanken wordt twee miljoen euro vrijgemaakt. Hierdoor kunnen we van start gaan met de uitvoering van het project. Hoe we dat doen?

Allereerst gaan we aan de slag met de samenstelling van een projectteam. Daarna volgen er drie fases, die we in nauwe samenwerking met de gebruikers van de huidige systemen doorlopen.

Analyse en aanbestedingsfase (2021-2022)

In deze fase maken we werk van een sectorspecifieke analyse. We bepalen de functionaliteiten voor zowel het collectieregistratie- als het collectiebeheersysteem en leggen de (eerste) aanvullende diensten vast.

Ontwikkelings-, configuratie- en testfase (2022-2023)

Vervolgens vatten we de ontwikkeling van de collectieregistratiemodule en het collectiebeheersysteem aan.

Uitrol- en migratiefase (2023-2024)

De collectieregistratiemodule wordt als eerste uitgerold, vervolgens zijn de module voor het collectiebeheer en de aanvullende componenten aan de beurt. Voor beide modules wordt conformiteit met de OSLO-standaard voor cultureel erfgoed nagestreefd.

Gelijktijdig zal aan de gebruikers gevraagd worden om de Service Level Agreement (SLA) te ondertekenen en gaan we van start met opleidingen en vormingsmomenten.

Partners

Dit project kwam tot stand op vraag van het Departement voor Cultuur, Jeugd en Media, in samenwerking met FARO en VKC.

Tijdens de duur van het project streven we steeds naar een goede afstemming met de erfgoedorganisaties voor wie de erfgoeddatabanken bedoeld zijn.

Heb je een vraag?
Contacteer Rony Vissers
Manager Expertise