Digitale privaatrechtelijke archieven duurzaam bewaren met SCALA

Digitale privaatrechtelijke archieven bestaan vaak uit heterogeen en weinig geordend materiaal. Actuele preserveringssytemen zijn echter meestal afgestemd op homogene gehelen van digitale bestanden. Culturele archiefinstellingen verwerven steeds meer heterogene archieven, maar beschikken nog niet over de nodige systemen en werkprocessen om ze te laten instromen, duurzaam te bewaren en toegankelijk te houden. In het SCALA-project ontwikkelen we een prototype van een dergelijk systeem.

Uitdaging

Digitale privaatrechtelijke archieven: een definitie

Privaatrechtelijke archieven zijn documenten in eender welke vorm die door personen of organisaties in de private sector gemaakt of ontvangen zijn, en die bewaard worden in het licht van hun werking of activiteit. In het SCALA-project gaat het specifiek om digitale documenten die bewaard worden op cd-roms of harde schijven van bijvoorbeeld architecten, schrijvers, vakbondsorganisaties, vrijwilligersorganisaties of kerkelijke instellingen.

Wat maakt de duurzame bewaring van dit type archieven uitdagend?

Bestaande digitale preserveringssystemen gaan uit van goed geordende archiefbestanden, zoals we die vaak zien bij een overheidsarchief. Privaatrechtelijke archieven, daarentegen, bestaan uit meer arbitraire mappenstructuren met daarin een mix van zeer diverse bestandsformaten. Denk aan tekstdocumenten, video’s, beeldbestanden, powerpoints en grafische bestanden.

Omwille van de grote massa aan materiaal is er geen tijd om al dit materiaal bij overdracht onmiddellijk minutieus te verwerken. Daarom werken de partners van dit project aan een preserveringssysteem om de digitale bestanden veilig op te slaan en om greep te krijgen op de risico’s die de bestanden op korte termijn ontoegankelijk kunnen maken. De bestanden worden veiliggesteld tot er tijd is om de inhoud van het archief écht te verwerken.

Het AIDA-netwerk slaat de handen in elkaar

Individuele archiefinstellingen beschikken over onvoldoende kennis, mensen en middelen om dit probleem aan te pakken. Daarom groepeerden een aantal van hen zich in het AIDA-netwerk. AIDA (Automatisering Ingest Digitale Archieven) is de gedeelde agenda van negen instellingen. In de beleidsperiode 2019-2023 wil dit netwerk van partners concrete stappen zetten om de meest dwingende tekortkomingen in de duurzame langetermijnbewaring van digitale collecties van privaatrechtelijke archieven weg te werken.

In februari 2021 werden middelen toegekend om in de eerste fase van SCALA een pilootpreserveringssysteem in te richten waarmee het gemeenschappelijk preserveringsbeleid van de AIDA-partners aan de praktijk getoetst zal worden.

Onze rol

Het Vlaams Architectuurinstituut (VAi) is de projectcoördinator van SCALA. Meemoo is samen met ADVN, Amsab-ISG, AMVB, AVG-Carhif, CAVA, Letterenhuis en Archiefbank Vlaanderen partner in dit project. Wij zijn verantwoordelijk voor de hosting van het in 2021 gekozen pilootpreserveringssyteem RODA en voor de aansturing van de configuratie en doorontwikkeling van de RODA-applicatie. Onze rol bestaat verder ook uit de opslag van de archiefcontainers die door RODA worden geproduceerd, en het mee uitschrijven van de nodige technische en inhoudelijke specificaties. Meer weten over RODA? Onderaan deze pagina gaan we dieper in op het systeem.

Aanpak

Hoe kan die heterogene verzameling van digitale privaatrechtelijke archieven bewaard worden? In dit project bekijken we wat de rol van E-ARK-containers kan zijn voor de duurzame langetermijnbewaring van heterogene, ongeordende digitale archieven.

Wat is E-ARK en waarom kiezen we ervoor?

E-ARK staat voor European Archival Records and Knowledge Preservation en is een nieuwe pan-Europese standaard voor het verpakken van informatieobjecten voor langetermijnbewaring, onafhankelijk van software, leveranciers of archiefinstellingen. Informatieobjecten die vandaag gemaakt worden, zouden hiermee decennialang toegankelijk blijven, ongeacht of de instellingen of leveranciers die het object oorspronkelijk verpakten nog bestaan. Meer weten over deze building block e-archiving van de Europese Commissie? Lees hier verder.

Het SCALA-pilootpreserveringssysteem wordt een instrument waarmee E-ARK-conforme AIP’s (kort voor Archival Information Package) gemaakt en beheerd zullen worden. Waarom kiezen we in het SCALA-project voor E-ARK? Deze standaard laat toe om verschillende versies van een digitaal archief te beheren. Met de versionering kunnen we stap voor stap preserveringsacties uitvoeren en het archief en de historiek van de preservering bijhouden.

Belangrijke kanttekening! E-ARK is geen inventaris en biedt geen toegang tot het archief. Het dient als instrument om de digitale bestanden op lange termijn toegankelijk te houden. De inventaris zal opgesteld worden in de archiefbeheersystemen van de AIDA-partners en van hieruit zal er vervolgens toegang verleend worden naar de betrokken bestanden in de E-ARK-container.

Wat is de rol van AIDA?

Het SCALA-pilootpreserveringssysteem wordt getest op infrastructuur van meemoo en getoetst aan de preserveringsstrategie die AIDA voorop stelt. Aangezien AIDA-partners op termijn optimaal gebruik willen kunnen maken van de verschillende infrastructuuroplossingen waar de Vlaamse erfgoedsector toegang tot heeft, wil AIDA een breder samenwerkingsmodel creëren rond het gebruik van E-ARK-containers voor de preservering van digitale archieven.

SCALA zal andere infrastructuurpartners zoals LIAS, DAV en Felixarchief betrekken voor feedback en expertise op onze implementatie van E-ARK. We hopen hen zo warm te maken voor het gebruik van de E-ARK container.

Stappen in 2021

In het eerste projectjaar zaten we allesbehalve stil. We doorliepen een aanbestedingsprocedure om een technische partner uit te kiezen en weerhielden uiteindelijk KEEP SOLUTIONS. Tijdens de zomer van 2021 werd de basisversie van hun preserveringssysteem RODA geïnstalleerd op de meemoo-servers. Goed om weten: RODA ondersteunt native E-ARK.

Hierna sloegen we aan het testen. Een eerste workshop voor dataproviders werd mid-oktober georganiseerd met een focus op:

  • het leren maken van E-ARK SIP’s (Submission Information Package) met behulp van de ingesttool RODA-in;

  • de transfer van SIP’s naar het RODA-preservatiesysteem;

  • de kennismaking met de basisfunctionaliteit van RODA.

Na deze controle van de basisversie duiken we tijdens een volgende workshop met de SCALA-partners dieper in op plug-ins voor extra of aangepaste functionaliteiten. Gedurende het hele najaar van 2021 zullen we uitvoerig testen. Daarnaast zal KEEP enkele functionaliteiten op maat voor ons ontwikkelen.

Wist je dat:

SCALA refereert aan het theaterhuis in Milaan waar de opera AIDA in première is gegaan? Heel meta dus! Tegelijk is het kort voor Systeemonafhankelijke Containers o.b.v e-ARK, voor de Langetermijnbewaring van digitale Archieven.

De loges van de Scala in Milaan vlak voor het begin van een uitvoering - 1936

Partners

Heb je een vraag?
Contacteer Bert Lemmens
Medewerker Expertise