2019 in ‘t kort

2019 was een bepalend jaar voor meemoo: van drie organisaties weefden we één nieuwe organisatie, met een missie en visie waar we allemaal pal achter staan.

Aan de start van het jaar zat iedereen formeel gezien al onder hetzelfde dak. Omdat een strategische en inhoudelijke oefening tegen dit tijdstip nog niet afgerond was, besteedden we hier in 2019 bijzonder veel aandacht aan. Onze geïntegreerde doelstellingen zijn opgenomen in het nieuwe strategisch plan 2020-2023, maar dit jaarverslag van 2019 is dus het verslag van een transitiejaar.

Al gebeurde er in 2019 natuurlijk heel wat meer dan de fusie van drie organisaties.

Ons werkingsjaar in cijfers

  • 56.692 dragers werden omgezet in digitale bestanden en in ons digitaal archief opgenomen. Dat is 8.72% van het totaal aantal dragers zoals dat vandaag bekend is.

  • 752.946 objecten vonden hun weg naar het meemoo-archiefsysteem.

  • 4.728 afbeeldingen van werken uit Vlaamse musea werden gratis gedownload via lukasweb.be (vandaag artinflanders.be).

  • 67.621 leerkrachten en leerkrachten-in-opleiding hadden op ons onderwijsplatform toegang tot 18.987 beeld- en audiofragmenten van 33 aanbieders.

  • 257 nieuwe adviesvragen uit cultuur, media en overheid werden beantwoord.

Fusietraject

Het was de uitdrukkelijke wens van de overheid om de opdracht van VIAA, PACKED en Lukas te behouden. Om tot één geïntegreerd verhaal te komen, maakten we gebruik van het studie- en voorbereidingswerk dat gebeurde ter voorbereiding van de beleidsplannen in 2018. In overleg met de raad van bestuur besloten we om rond een aantal thema’s te werken. Hierin lagen de grootste mogelijkheden tot synergie en de grootste nood aan afstemming en alignering:

  • dienstverlening en samenwerkingsmodellen

  • content: open, toegankelijk en bruikbaar

  • kennis- en expertisewerking

We betrokken zowel de partners van PACKED en Lukas als stakeholders, via bevragingen en gesprekken. Ook de meemoo-collega’s dachten mee na tijdens verschillende workshops en consultatiemomenten rond de visie en missie, de identiteit van de nieuwe organisatie, onze opdracht, de nieuwe naam en de strategische en operationele doelstellingen.

Onze nieuwe naam - meemoo, Vlaams instituut voor het archief, die in 2020 gelanceerd werd - is essentieel om vanuit een nieuwe geïntegreerde opdracht naar de toekomst te werken en denken. De komende jaren zetten we ons met het hele team in voor onze gezamenlijke missie: samen met onze partners brengen we het verleden tot leven en maken we het klaar voor morgen. We stellen het digitaal veilig en maken het toegankelijk en bruikbaar.

Wat hebben we bereikt in 2019?

Voor jou als organisatie of actor in cultuur, media en overheid

In 2019 konden we met 257 nieuwe adviesvragen heel wat organisaties verder helpen. We droegen ook bij aan de voorbereiding van het opleidingstraject Digitaal Leiderschap in de Cultuursector, die individuele cultuurorganisaties de kennis biedt om digitale strategieën op hun eigen maat te maken.

In januari lanceerden we de Zelfevaluatietool Digitale Maturiteit, waarmee organisaties uit het brede culturele veld online hun digitale maturiteit kunnen inschatten. Op basis van stellingen, krijgen ze een score en tips en inspiratie om hun digitale maturiteit te verbeteren. Tot en met 20 november 2019 waren 47 actieve (externe) accounts, 132 volledig ingevulde sessies en 288 gedeeltelijk ingevulde sessies. Voor heel 2019 haalde de website 1.750 sessies door 1.300 gebruikers. We maakten ook een Engelse versie van het Scoremodel Digitale Duurzaamheid beschikbaar.

We waren trekker in de werkgroep Publiekdomeindag, de collegagroep Digitale Participatie, de collegagroep Digitalisering periodieken, de collegagroep Digitale collectieregistratie en de gebruikersgroep Cultureel erfgoed en auteursrecht. We zetten het langlopende traject omtrent digitale strategie met VKC verder en startten een nieuw intensief traject met Archiefbank Vlaanderen op.

Na de opstart en initiële groei van het kennisplatform TRACKS werd het tijd voor een nieuw governance model waarbij ook de andere TRACKS-partners sterker betrokken worden. Meemoo blijft als initiële trekker uiteraard ook in de toekomst verder meewerken aan het project.

Organisaties en actoren in de cultuursector konden workshops bijwonen over duurzaam digitaal beheren voor kunstenaars en kunstenorganisaties, een begeleide invulsessie Zelfevaluatietool Digitale Maturiteit, Wikipedia-schrijfsessies voor Brusselse archieven, een bootcamp rond open culturele data en vormingen over e-mailarchivering (i.s.m. werkgroep privaatrechtelijk archief van VVBAD). We startten in samenwerking met CEMPER ook het archiefdoorlichtingstraject voor muziekorganisaties op.

Daarnaast waren we betrokken in het opzetten en/of uitvoeren van projecten m.b.t. linked data, beeld- en databeheer in musea, digitale preservering, rechtenbeheer, open platformen, digitalisering, user-centered access en participatief collectiebeheer. We namen deel aan allerlei stuur-, klankbord- en werkgroepen, en waren lid van de taskforce digitale collectieregistratie (CJM). De kennisplatformen CEST en TRACKS werden verder aangevuld en we publiceerden een 15-tal artikels gepubliceerd in o.a. VVBAD-tijdschrift META en Bladwijzer / Histories Magazine.

Voor jou als contentpartner

… werd er gedigitaliseerd

Contentpartners zijn organisaties die ons hun content toevertrouwen voor digitalisering en duurzame bewaring. Ze nemen deel aan digitaliseringsprojecten en bewaren digitaal materiaal bij meemoo, met bijhorende afspraken rond de online toegankelijkheid van het materiaal.

56.692 dragers werden omgezet in bestanden en opgenomen in ons digitaal archief. Hiermee bereikt het totaal aantal omgezette dragers bijna 470.000, of zo’n 72,15% van het totaal aantal dragers dat ons vandaag bekend is.

  • Het digitaliseringsproject van de kwartduim audiotape, het grootste en langstlopende digitaliseringsproject (sinds 2014) van meemoo werd afgerond.

  • De productiefase van het digitaliseringsproject voor VHS werd eveneens afgerond. Momenteel is een brede kwaliteitscontrole bezig. 

  • Voor de DV-formaten (DV, DVCAM, DVCPro) werd de testfase opgestart. Doordat deze meer tijd nodig heeft dan voorzien, zal de productiefase pas starten in 2020. Ook voor de digitalisering van optische schijven (audio-cd, audio-cd-r en dvd) is dit het geval.

  • Het digitaliseringsproject voor aangetaste film, gegund in 2018, kwam in de productiefase en geraakte op snelheid. 

  • De inventarisatie en analoge restauratie van de Filmcollectie van de Witte Paters werd uitgevoerd in samenwerking met de eigenaar, de beheerder KADOC, de conservatie- en restauratiespecialisten van Cinematek en de Topstukkenraad van de Vlaamse overheid. De digitalisering werd gegund aan het Britse R3Store Studios en door hen opgestart. 

  • De registratie van de filmcollectie van de VRT en die van de andere CP’s in samenwerking met Cinematek werd verdergezet en zit op schema voor afronding in 2022.

In maart begon de voorbereiding van een onderzoek naar massadigitalisering van Vlaamse fotocollecties. De werkzaamheden in 2019 stonden voornamelijk in het teken van de terreinverkenning van deze Vlaamse fotocollecties. In eerste instantie werden de scope en de timing bepaald en werd een stuurgroep samengesteld die het project begeleidt.

Het vooronderzoek zelf bestond uit deze activiteiten:

  • een twintigtal gesprekken met experten op het vlak van het beheer van fotomateriaal en fotodigitalisering in Vlaanderen en Nederland, om het bestaande expertisenetwerk te verkennen en er aansluiting bij te zoeken;

  • de collecties en de materiaaltypes definiëren en identificeren;

  • 37 collectiebezoeken, voornamelijk bij huidige contentpartners van meemoo;

  • het opmaken, uitsturen en begeleiden van een brede bevraging die de collecties, huidige praktijken en noden van de beheerders van foto-erfgoed in kaart brengt.

We blijven ook Vlaamse musea en erfgoedinstellingen ondersteunen in het digitaliseren van hun collecties. We kiezen hier voor een eventgerichte aanpak waarbij collectiebeheerders voor een specifieke aanleiding, zoals een tentoonstelling, een beroep op ons kunnen doen voor de digitalisering. Materiaal dat in dit kader gedigitaliseerd wordt, kan je raadplegen op artinflanders.be.

… werd er gearchiveerd

2 PB (Petabyte) aan nieuw materiaal vond zijn weg naar het meemoo-archiefsysteem. De grafiek hieronder illustreert die groei in PB, per maand, voor de belangrijkste stromen.

De aangroei is in belangrijke mate te danken aan de dagelijkse import van VRT-materiaal en de lopende digitaliseringsprojecten (met name VHS en Betacam). Daarnaast werd het proces voor de digitale instroom van ‘enkelvoudige objecten’ uitgerold in twee projectgolven, met respectievelijk 10 en 6 contentpartners en daarnaast één project dat in één klap het materiaal van 20 organisaties bevat. Het project gaat om het archief van Jan Bosteels, die decennia materiaal filmde voor diverse podiumkunstenorganisaties.

… werd er software verfijnd

Om jou als contentpartner beter te helpen, werd in het voorjaar een nieuwe, gebruiksvriendelijke mediaspeler geïntroduceerd in het meemoo-archiefsysteem. Daarnaast voerden we een aantal aanpassingen door in het kader van de opschaling digitale instroom en sleutelden we aan onze rapportering. Zo stelt een nieuwe infrastructuur ons in staat beter te rapporteren over de import van materiaal, aanwezige metadata (zowel inhoudelijk als technisch) en hergebruik. Eind 2019 waren de eerste dashboards beschikbaar voor meemoo-medewerkers. Er werd eveneens een succesvolle proof-of-concept uitgevoerd om rapporten ter beschikking te stellen aan contentpartners. Deze worden in 2020 ter beschikking gesteld via het partnerportaal.

Contentpartners kunnen toegang tot elkaars digitale archief krijgen via Catalogus Pro. Op dat platform werden nieuwe functionaliteiten beschikbaar gemaakt (zoals het aanmaken van fragmenten) en werd de content uitgebreid. Zo werd het mogelijk om geknipte fragmenten uit het archiefsysteem op Catalogus Pro te bekijken. Contentpartners werden via een gerichte activering in onze partnerupdate op de hoogte gebracht van de nieuwigheden.

… werd er gecommuniceerd en georganiseerd

Om contentpartners op de hoogte te houden van onze werking en hen bij belangrijke beslissingen te betrekken, organiseerden we in 2019 twee partnerevents en stuurden we zeven partnerupdates uit. Daar was er ruimte voor nieuws, bevragingen, kennisdeling en updates over onze projecten. In drie bevragingen kon je als contentpartner je two cents geven: rond de metadatacatalogus, fotocollecties en -digitalisering, en de leeszaaltool.

Als contentpartner kon je in totaal tien vormingen volgen rond de meemoo-tools en -platformen om vlot te leren werken met deze tools en dus met je eigen materiaal. We startten ook een nieuw vormingstraject op in het kader van de opschaling van onze digitale instroom: een eerste voorjaars- en najaarsopleiding vonden in 2019 plaats.

Voor jou als gebruiker

Vanaf november kon je op Het Archief de beschrijvingen raadplegen van meer dan een miljoen audiovisuele items die onze contentpartners bewaren. Tot dan kon je moeilijk te weten komen welk audiovisueel materiaal beschikbaar was en bij wie je het kon aanvragen. De ontwikkeling van Het Archief gebeurde in samenspraak met een werkgroep van contentpartners. Op 8 november 2019 werd het platform met succes gelanceerd en aan minister president Jan Jambon voorgesteld.

Grote werken ook op Het Archief voor Onderwijs: we werkten hard aan de ontwikkeling van een volledig vernieuwd platform. Hiermee maken we leerlingentoegang mogelijk en pakten een aantal grote uitdagingen bij de realisatie van dit platform aan. Concreet spreken we hier over authenticatie van leerlingen, aanbod en functionaliteiten op maat van leerlingen en infrastructuuruitbreiding. Er kwamen ook extra projectmanagement en helpdesk-/communicatie-inspanningen bij kijken. Op het eind van het jaar konden we de bètaversie voorleggen aan leerkrachten secundair onderwijs.

Ook inhoudelijk wordt er volop verder gebouwd aan Het Archief voor Onderwijs. Voor lager onderwijs zetten we een succesvolle samenwerking via een wetenschappelijk co-financieringsproject met een lerarenopleiding (PWO) verder om een sterk basisaanbod te selecteren. Binnen het domein wereldoriëntatie werd uniek audiovisueel aanbod geselecteerd van de Vlaamse regionale omroepen om omgevingsgericht onderwijs in de lagere scholen te versterken. Het aanbod voor secundair onderwijs bouwden we gradueel verder uit via detachering van ervaren vakleerkrachten. In 2019 ging het om nieuw aanbod voor de kunstvakken en de domeinen maatschappij, geschiedenis en techniek.

Een toenemende groep gebruikers draagt actief bij tot de groei van het aanbod op maat door middel van de gebruikersaanvragen. In 2019 konden we meer dan 1.000 unieke aanvragen verwerken. Met deze inspanningen op vlak van kwalitatieve uitbouw van het aanbod op het platform hebben we in 2019 een kleine 3.000 items op het platform geplaatst.

Eind 2019 telde het platform 67.621 gebruikers, die toegang hebben tot een audiovisueel aanbod van meer dan 18.987 beeld- en audiofragmenten van 33 aanbieders. Wat de groei van de leerkrachten uit het leerplichtonderwijs betreft, noteren we een stijging van 39,6% voor lager onderwijs en 27,8% voor secundair onderwijs ten opzichte van 2018. Deze gebruikers konden meer dan 90 workshops bijwonen om het platform in de vingers te krijgen.

Je kon terecht op het platform artinflanders.be (het vroegere Lukasweb) om beeldmateriaal van Vlaamse musea en erfgoedinstellingen te bekijken en, waar mogelijk, gratis te downloaden. In totaal werden 4.728 afbeeldingen gratis gedownload via de website, waarvan de meerderheid voor educatieve toepassingen. Ook onze partners zelf maken gebruik van de gratis download voor intern hergebruik binnen de musea.

Er werden 976 betalende beelden aangeleverd en 854 hogeresolutiebeelden werden gratis ter beschikking gesteld aan pers of via samenwerkingsprojecten van de partners voor divers hergebruik.

Mensen en middelen

Het huidige geïntegreerde meemoo-team bestaat uit 37 mensen. Om ons uitgebreide takenpakket te tackelen, worden we bijgestaan door medewerkers met een contract van tijdelijke duur, gedetacheerde leerkrachten en stagiairs.

Om al het voorgaande te realiseren, ontvingen we een werkingssubsidie van 5.263.000 euro. We namen ook 327.481 euro uit een eenmalige subsidie toegekend in 2017 in opbrengst. Er was 103.929 euro aan uitzonderlijke opbrengsten door de overdracht van de saldo’s uit de vereffening van PACKED en Lukas vzw. In totaal werd ongeveer 1,35 miljoen euro geïnvesteerd in de digitalisering van audiovisuele dragers, bijna 1 miljoen euro in de duurzame bewaring, 2,67 miljoen euro in personeel en 535.000 euro in de ontsluitingsplatformen.

Naast de subsidie van het Departement Cultuur ontvingen we ook in totaal 311.000 euro van het Departement Onderwijs, die we gebruikten voor de bouw van het nieuwe onderwijsplatform en voor de werkingskosten van dit platform. Door de aandacht voor de werken van Van Eyck, lagen de inkomsten uit beeldverkoop van artinflanders.be hoger dan verwacht. Dit jaar werd een uitkering gedaan van inkomsten aan de eigenaars van de werken van ongeveer 21.000 euro.